Все про event-індустрію та навіщо компанії звертаються до послуг event-агентств?

Данил

Данил

Интернет-маркетолог

Event-індустрія – це сукупність проектів та компаній, які займаються професійною організацією свят з елементами розваг та серйозних публічних заходів. Як і будь-який бізнес, вона має свою специфіку і ділиться на два види: розважальну та ділову. У першому випадку компанії проводять різні урочистості, ювілеї, весілля, вечірки за заздалегідь створеними сценаріями з кульками, веселими вікторинами, розіграшами та салютами.

Ділова event-індустрія передбачає підготовку зустрічей із партнерами з бізнесу чи інвесторами, проведення брифінгів та круглих столів, переговорів, рекламних акцій, інших подій. В обох випадках компанії беруть на себе турботу про оренду приміщень, запрошення учасників, організації харчування та вирішення інших питань.

Що таке event-агентство?

Багато людей знають, що таке event індустрія, але не всі розуміють, чим займаються івент-агентства. Будь-яке свято, корпоратив або ділову зустріч з бізнес-партнерами можна провести самостійно або звернутися за допомогою до професіоналів. Якщо в компанії немає фахівця, який знає, як організовувати такі події, на їхню підготовку доведеться витратити багато часу та сил. При цьому немає гарантії, що event пройде вдало, тому що кількість питань і завдань зростатиме як снігова куля. У результаті у виконавця почнеться істерика, паніка та біль голови, а шеф залишиться незадоволеним. Тому краще довіритись професіоналам.

Event-агентство – це компанія, яка займається організацією будь-яких подій: розважальних, урочистих, ділових. Звертатися до професіоналів слід тому, що:

  1. У такій структурі працюють досвідчені співробітники, кожен із яких відповідає за вирішення певних завдань: підготовку сценарію, пошук відповідного приміщення, складання меню, якісне обслуговування.
  2. Кожен івент-агентство має власну базу підрядників, орендодавців, сценаристів, виробничо-творчих колективів, з якими воно працює.
  3. Менеджери компанії постійно моніторять усе, що може спричинити підготовку події.
  4. Фірмі, яка звернулася до агенції, достатньо сформулювати тему, вказати дату, погодити формат та бюджет. Решту «з нуля» зроблять професійні виконавці.

Послуги івент-агенцій: все для незабутнього свята

Сьогодні спрямованість послуг, які надають івент-агентства, змінилася. Традиційні корпоративи з випивкою та дискотеками замінила організація корпоративних заходів із користю для співробітників компанії-замовника. Особливо актуальні основні тренди event-індустрії:

  • Квести. До них відносяться розваги, турніри та інтерактивні ігри в офісі або спеціально обладнаному приміщенні, оформленому під певну концепцію. Цікаві квести в міських локаціях або на природі.
  • Тімбілдінг. Це організація корпоративних свят, що ґрунтуються на командних іграх, психологічних та навчальних тренінгах, які проводять для згуртування співробітників у колектив, об’єднаний спільною метою.
  • Ділові поїздки на творчі семінари, освітні тренінги, наукові конференції, зустрічі з бізнес-партнерами.
  • Проведення тематичних майстер-класів, що дозволяють згуртувати колектив та розбавити розумове навантаження творчою складовою. Це може бути розпис парасольок або керамічної плитки, створення картин із спецій або декоративних панно із сюрпризом.
  • Спорт. Спортивні змагання – поширена практика у багатьох компаніях. Їх можна проводити у вигляді естафети або спартакіади з різних дисциплін.

У послуги івент-агентства входять:

  • розробка концепції та формату заходу;
  • вибір, оренда та оформлення місця проведення;
  • кейтерінг;
  • розважальна частина програми;
  • технічне забезпечення;
  • послуги клінінгу.

Заходи, організовані на замовлення клієнтів, проводяться у межах узгодженого фіксованого бюджету. Вони тривають від 1 до 4 днів та фінансуються замовником. Підрядниками виступають:

  • фірми, що надають в оренду приміщення, світло та звукову техніку;
  • транспортні компанії;
  • поліграфічні комбінати, що забезпечують друк рекламних буклетів та виготовлення декорацій;
  • digital-агентства;
  • творчі колективи, артисти та шоу-програми.

Чому варто звертатися до івент-агентства?

Організовувати свято не так просто, як здається на перший погляд. Крім дати та приводу, потрібно вибрати місце проведення, підібрати меню та скласти список гостей, придумати розваги з урахуванням віку запрошених та їх переваг. Молоді нудно співати пісні минулих років, а літнім людям не принесе задоволення гра в хованки або проходження квестів. Тому важливо продумати концепцію свята та вибрати відповідального за його проведення.

Послуги event-агентства необхідні, коли:

  • захід розрахований на участь більш ніж 100 запрошених гостей, оскільки самостійно керувати логістикою такої кількості людей дуже складно;
  • підтискають терміни, а на якісну підготовку події не вистачає часу;
  • потрібно придумати та втілити у реальність креативну концепцію вечірки чи корпоративу, доповнити подію оригінальними фішками, флористикою чи виступами артистів;
  • захід не можна провалити і він повинен пройти на високому рівні (зустрічі з бізнес-партнерами чи інвесторами, знакові івенти для клієнтів фірми);
  • подію необхідно провести з обмеженим бюджетом.

Event-індустрія – вузька сфера діяльності. Щоб отримати потрібний результат, підготовку заходів краще довірити професіоналам. Якщо вам потрібно провести ділову зустріч, корпоратив або будь-яке свято, звертайтеся до івент-агентства Lioncom, досвідчені співробітники організують та проведуть подію на найвищому рівні.