Як провести тендер для івент-агентств?

У наш час, у пошуках підходящого івент-агентства, клієнт стикається з проблемою вибору, оскільки з кожним роком ринок розвивається і стає сильнішим. Тому одним з найбільш ефективних способів в такому випадку є проведення тендера. У замовника з’являється можливість оцінити і розглянути різні варіанти й вибрати саме той, що йому потрібен, а агентствам заявити про себе і знайти нових потенційних клієнтів.

Варто почати з того, що під час проведення тендерів клієнт і компанія-учасник прагнуть до єдиного win-win результату, адже ніхто не хоче даремно витрачати час. Для івент-агентства важливо чітко бачити і розуміти умови, вимоги і терміни, а також мати уявлення про конкурентів, і розуміти до чого прагне замовник. А останній, у свою чергу, ставить за мету вибрати не кращого з гірших, а професіоналів своєї справи.

Давайте розглянемо основні критерії під час вибору івент-агентства та відповімо на запитання: “Які ж підводні камені горезвісних тендерів існують на ринку?”.

1. Історія і вік компанії

Під час вибору івент-агентства для організації заходу, варто враховувати його історію і кількість проведених на ринку років. Досвід, кількість реалізованих проєктів та територія покриття є важливими факторами, які завжди повинні враховуватися.

2. Універсальність проєктів

Якою не була б тематика івенту, під час підбору персоналу, що буде здійснювати все, починаючи від первинної концепції до заключного дня проведення, клієнту потрібно враховувати проєкти, які вже є в портфоліо обраного агентства. Їхня універсальність і різноплановість є показником того, що команда готова працювати з абсолютно різними проєктами, підбираючи кожен раз новий, унікальний підхід для досягнення максимальних результатів.

3. Бюджет або креативний підхід

Важливо розуміти, що тендер простими словами – це конкурс ідей або бюджетів. Адже хороші івент-агентства навряд чи захочуть змагатися з початківцями за місце під сонцем. А чогось хорошого з ідеї, загнаної в обмежений бюджет, не вийде.

4. Відкритість

Чим більше інформації про замовника і його проєкт, тим вища ймовірність того, що до тендера залучаться гідні учасники. Ніхто не хоче працювати над проєктом без якісного брифінгу, якому не вистачає чіткості і деталізації. Представники івент-агентства повинні розуміти з чим мають справу. Це правило стосується як відкритих, так і закритих тендерів. Неважливо, запрошуєте ви учасників або проводите тендер для усіх бажаючих – умови повинні бути викладені максимально зрозуміло.

5. Професійні нагороди

Якщо агентство визнане експертами івент-індустрії, це однозначно великий плюс. По-перше, наявність нагород відрізнить від конкурентів і дасть можливість виділитися. По-друге, це суттєво економить ресурси під час вибору і, звичайно ж, викликає високий рівень довіри до агентства.

6. Клієнти та їх рекомендації

Репутацію івент-агентства, крім вищезазначених нагород, вигідно доповнюють клієнти компанії і їх безпосередні відгуки та рекомендації. Їх наявність дозволить більше дізнатися про компанію та зробити правильний вибір.

7. Компроміс

Чому багато агентств з організації заходів побоюються тендерів, а деякі і зовсім обходять їх стороною? Причини можуть бути різні: відсутність детальної інформації про проєкт, про учасників-конкурентів, нечіткі умови, обмежений бюджет. Щоб учасники тендера відчували себе відносно безпечно, їм необхідно знати можливості компанії-замовника, а також її готовність зустрітися з потенційним виконавцем, що доведе серйозність і «прозорість» намірів. Не усі клієнти готові виконувати подібні побажання, але якщо потрібен результат – без компромісів не обійтися.

Кажуть, що багатство вибору, в нашому випадку під час тендера, може поставити в глухий кут. Але є й очевидні плюси – можливість отримати найрізноплановіші пропозиції, почерпнути креативні ідеї і відкрити нові імена на івент-ринку. Як говорить директор івент-агентства Lioncom Антон Садиков: «Тендер – це завжди нові можливості: заявити про себе, дізнатися про конкурентів, познайомитися з клієнтами і, звичайно, можливість його виграти. You never know».

За ліцензією УЛАСП легально використовує музику переважна більшість українських брендів. Серед їх клієнтів відомі мережі магазинів, ресторанів, торгово-розважальні центри, готелі та інші. Проте сплачувати роялті повинні й івент-агентства, адже музичний контент, що використовується під час івентів, є публічним виконанням.

Чому ліцензія на музику важлива?

«Ми шануємо права авторів та виконавців музики, тому вважаємо важливим сплачувати роялті. Ми хочемо, щоб обираючи серед безлічі агенцій, клієнти зупинили свій вибір на Lioncom. Тому надаємо послуги з гарантією дотримання законів України та авторських прав», говорить засновник компанії, Антон Садиков.

Стікер наданої ліцензії від УЛАСП

Чому ми звернулися до УЛАСП?

УЛАСП — наш постійний партнер з надання дозволу на використання музичного контенту. Звертаючись до УЛАСП, ми завжди отримуємо високий рівень сервісу та беззаперечну гарантію легальності музики.

«Легальне використання музики — це цивілізований спосіб ведення бізнесу й повага до праці авторів та виконавців. Нам приємно, що одні з лідерів ринку івентів, компанія Lioncom, багато років є партнером УЛАСП. Всі учасники івентів можуть бути впевнені, що музика на заходах від Lioncom використовується з дотриманням вимог закону України “Про авторське право і суміжні права”. До того ж така практика є гарним прикладом для компаній, що тільки виходять на ринок й дбають про свою репутацію», — каже піар-менеджер УЛАСП Наталія Тесля. 

Lioncom — почесний учасник клубу найкращих компаній, що з року в рік використовують музику легально. Ми знаємо наскільки важлива ліцензійна музика для будь-якого заходу, адже проводимо понад 1300 івентів на рік. Ми поважаємо наших клієнтів, тому ми за прозорі виплати, чесне використання та найкращу музику на кожному івенті. 

Думаєте про участь в Color Run в цьому році, але абсолютно не розумієте, що там відбувається? Прочитайте рекомендації від Lioncom і ви будете самою підготовленою людиною на Землі.

Color Run — розважальний забіг, який проходить в 35 країнах світу. В Україні його проводять з 2014 року і з кожним роком до руху приєднується все більше і більше людей. Цього року організатори планують залучити й об’єднати більше 3000 людей.

Головне правило Color Run — отримувати задоволення від того, що відбувається. Тут немає переможця, важливий сам процес.

Купуючи пакет учасника, ви отримуєте стартовий набір, в який входить номер учасника, біла футболка, пакет, вода і сік на фініші, сувеніри від партнерів, а також можливість скористатися камерами для зберігання речей.

Давайте розглянемо декілька порад для того, щоб ваш Color Run пройшов успішно.

БІЛА ФУТБОЛКА

Обирайте комфортний одяг білого кольору, він ідеально підкреслить соковитість фарб, які ви зберете під час забігу. Фарби Холі не завжди відпираються з першого разу, тому надягайте одяг, який не шкода забруднити. Мета Color Run — стати яскравим настільки, наскільки це можливо.

Якщо ви хочете виділятися серед учасників забігу, додайте до образу різні флеш-тату: золоті, білі. Урізноманітнити наряди можна барвистими аксесуарами, гольфами та стрічками. Розкрийте свій творчий потенціал на Color Run.

ДОЩОВИК АБО ЗМІННИЙ ОДЯГ

Швидше за все, навіть якщо ви дуже старанно будете ухилятися від кольорових “бомб”, ви забруднетеся. Після забігу, веселощів і класних фотографій вам знадобиться змінний одяг.

Якщо по дорозі додому ви не хочете прикрасити оточуючих в усі кольори веселки, надягайте дощовик, — так ви вбережете людей від зайвої фарби.

Але якщо ж ви вирішите продовжити гуляти, візьміть з собою додатковий комплект одягу, щоб переодягнутися. І не забудьте серветки для усунення зайвої фарби.

ЧОХЛИ НА СИДІННЯ

Якщо ви поїдете на таксі або на машині, візьміть з собою рушник, щоб захистити сидіння, особливо якщо в салоні вони з тканини. Переконайтеся, що вам не шкода рушників, які ви використовуєте для захисту сидіння, адже вони також стануть кольоровими.

Коли повернетеся додому, закиньте розфарбовані речі в пральну машину.

ТЕЛЕФОНИ Й КАМЕРИ

Фотозйомка “до і після” покаже вам, наскільки кольоровими ви стали, і залишить чудові спогади. Через те, що пилинки в фарбах Холі дуже дрібні, вони небезпечні для техніки. Тому використовуйте футляри або упаковуйте телефони в прозорі поліетиленові чохли.

СОНЯЧНІ ОКУЛЯРИ

Занурюватися в фарби Холі весело, але бажано захистити свої очі від пилу. Одягніть сонцезахисні окуляри, щоб уникнути роздратування і захистити очі від яскравого сонця.

КОМПАНІЯ

Не ходіть на Color Run наодинці. Зберіть компанію, бігайте з друзями, родиною чи дітьми. Color Run — відмінний привід провести вихідні в компанії рідних людей, а також завести нові знайомства.

Color Run — це захоплюючий забіг, який відвідують люди різного віку і зовсім не обов’язково бути професійним бігуном. Щоб отримати море задоволення від заходу, дотримуйтесь наших порад і ваш Color Run пройде яскраво і незабутньо.

Головне, що важливо пам’ятати — ніякого стресу і максимум веселощів.