Проведення тендерів — питання неоднозначне.  Завжди будуть ті, хто за, а також ті, хто категорично проти. Тендер — це завжди своєрідний ризик, як для замовників, так і для івент-агентств. Клієнти зазвичай намагаються отримати якомога більше пропозицій для подальшого вибору. Івент-агентства, у свою чергу, не завжди охоче беруть участь у тендерах з великою кількістю інших учасників, адже шанси на перемогу дуже малі. З плюсами й мінусами таких торгів, а також маленькими хитрощами їхнього проведення, поділиться велике українське івент-агентство Lioncom.

Давайте розпочнемо з плюсів проведення тендерів.

  • По-перше, це завжди можливість отримати найрізноплановіші пропозиції, почерпнути креативних ідей і відкрити для себе нові імена на івент-ринку.
  • По-друге, це відмінний шанс делегувати практично всі аспекти в плануванні чергового корпоративу.

Про очевидні мінуси й слушні поради для успішного тендера поговоримо більш докладно.

Багато не завжди добре

Якщо ви переконані у тому, що кількість учасників тендера дорівнює кількості  хороших ідей, ми будемо змушені вас засмутити. Ідей і пропозицій дійсно буде чимало, але чи будуть вони якісно виконані, й чи знайдуться серед усіх учасників ті, хто запропонує справді крутий варіант, залишається питанням. Краще обрати кілька івент-агентств, які будуть працювати над головною концепцією.

Це зображення має порожній атрибут alt; ім'я файлу imgonline-com-ua-resize-4rbk2zk9o9dyu.jpg

Одна ідея запорука успіху

У агентств навряд знайдеться вдосталь часу на розробку 10 оригінальних ідей. При такому запиті, вони швидше за все запропонують стандартний набір концепцій, в якому буде трохи креативу і мінімум індивідуального підходу. Якщо ви вже маєте уявлення, яким має бути ваш ідеальний захід, довірте обраним агентствам роботу над розробкою цієї ідеї, а керуючись результатами у вас буде можливість об’єктивно оцінити сильні і слабкі сторони кожного учасника і вибрати той варіант, який підходить саме вам.

Плюси своєчасної підготовки

Знайти відповідну локацію, вибрати кейтеринг-компанію, крутого ведучого, організувати активності й забронювати улюблену кавер-групу — справа не одного дня. Починати варто завчасно, особливо якщо корпоративний захід розраховано на кілька сотень людей і планується він під Новий Рік або інше популярне свято. Хороших спеціалістів розбирають швидко, тому проведенням тендера варто зайнятися заздалегідь.

Це зображення має порожній атрибут alt; ім'я файлу imgonline-com-ua-resize-2bdpaesqfkfpmj.jpg

Умови й критерії відбору

Умови тендера повинні бути прописані чітко і прозоро. Агентства з більшою серйозністю поставляться до участі, якщо будуть розуміти загальну ідею і ваші вимоги. Корисним також буде повідомити, що для вас є пріоритетним у прийнятті рішення: докладний кошторис, концепція або логістика. Учасники тендера зроблять на цьому акцент, а вам буде простіше оцінити підхід кожного кандидата.

Важливість зворотного зв’язку

Переоцінити важливість зворотного зв’язку дуже складно. Будь-який учасник тендера буде вдячний, якщо в разі програшу ви поясните, чому зробили вибір на користь іншого кандидата. Адже кожне івент-агентство безумовно прагне до вдосконалення, і якщо ви допоможете компанії-учаснику розвиватися, наступного разу вони безсумнівно вас здивують.

Це зображення має порожній атрибут alt; ім'я файлу imgonline-com-ua-resize-akhrqyjt4kqmk.jpg

Розглянувши плюси й мінуси, а також озброївшись слушними порадами, залишилося вирішити, чи потрібні все ж усі ці тендери на проведення корпоративних свят? Якщо ви в пошуку креативних ідей, нових облич і нестандартних рішень — однозначно так! Пам’ятайте, що успіх будь-якого тендера безпосередньо залежить від чітко прописаних умов, кількості учасників і вашої готовності йти на компроміси. Головне — сформулювати ваші побажання і концепцію майбутнього свята, а все інше довірте професіоналам.

Ще статті по темі