Організація корпоративних заходів завжди викликає інтерес у бізнесу, проте разом із розвитком індустрії з’являється чимало міфів і стереотипів щодо роботи івент-агентств. Чи актуальні корпоративи під час війни? Як змінюються підходи до організації заходів у ці непрості часи? Про це та інше ми поговорили з операційною директоркою агентства Lioncom Тетяною Цимбалюк. У цьому інтерв’ю, ми розвіємо найпоширеніші міфи й стереотипи щодо івент-індустрії та дізнаємось, що насправді ховається за лаштунками професійної організації заходів.
Тетяно, багато хто вважає, що івент-агентства займаються виключно розвагами. Що ви скажете з цього приводу?
Це справді дуже поширений стереотип. Івент-індустрія постійно змінюється, реагуючи на зовнішні обставини — кризи, пандемії чи навіть війну. З перших днів повномасштабного вторгнення наша команда була залучена до місії американської гуманітарної організації World Central Kitchen. Завдяки цій співпраці ми зрозуміли, що наша робота має надзвичайну цінність.
Ми бачили, як благодійні вечері, концерти, виставки стали майданчиками для глобальної підтримки України. Тому, я точно можу сказати, що івенти – це не про розваги. Івенти – це про важливе. Завдяки заходам ми: підтримуємо економіку — допомагаємо бізнесам спілкуватись зі своїми споживачами; формуємо корпоративну культуру — створюємо середовище, яке приваблює та утримує таланти в Україні; акумулюємо ресурси — організовуємо події, які сприяють збору коштів для критично необхідного обладнання для передової. Івент-індустрія — це про зміст, співпрацю та справжній вплив.
Тобто, івент-агентство — це не лише про свята, а й про стратегію, маркетинг і комунікації?
Абсолютно правильно. Івент-агентство — це багатофункціональний партнер, який працює на перетині креативу, стратегії та комунікацій. Будь-який захід — це не просто красива картинка, а потужний інструмент, який вирішує конкретні бізнес-завдання.
Ми допомагаємо компаніям донести до своєї аудиторії важливі меседжі, посилити їхній бренд, покращити взаємодію з працівниками та клієнтами. Наприклад, корпоративи чи тімбілдінги можуть стати частиною HR-стратегії, допомагаючи формувати здорову корпоративну культуру. Презентації чи відкриття нових продуктів — це вже маркетинговий інструмент для залучення клієнтів.
Тому, якщо дивитися ширше, івенти — це не лише про свято, це про результат. І найкращий результат — це коли після заходу залишаються не тільки враження, а й реальні досягнення: укладені угоди, нові клієнти, підвищення лояльності чи навіть збільшення прибутків.
Часто чую, що в нинішніх умовах війни святкування та корпоративи не на часі. Як ви ставитесь до цього питання?
Це питання ми чуємо доволі часто, і воно абсолютно логічне. Проте важливо розуміти, що святкування в нинішніх умовах — це про підтримку, єдність і мотивацію.
На сучасному ринку праці, навіть у складних умовах війни, спостерігається значна конкуренція за талановитих працівників. Наразі існує велика кількість робочих місць, і так само, як компанія обирає кандидатів, працівники обирають для себе роботодавця. Саме тому корпоративна культура стала одним із ключових факторів утримання та залучення талановитих співробітників.
Корпоративи та інші заходи допомагають створювати всередині компанії таку атмосферу, де люди відчувають себе важливими, потрібними й частиною великої команди. Це спосіб не лише згуртувати колектив, а й показати, що компанія піклується про своїх людей, їхній комфорт і моральний стан.
Крім того, корпоративні заходи зараз набувають нового змісту. Наприклад, замість пишних святкувань ми організовуємо заходи з благодійною метою: збираємо кошти для допомоги військовим, закупівлі обладнання чи підтримки постраждалих. Це не просто свято — це можливість зробити внесок у спільну перемогу, згуртувати людей і зарядити їх енергією для подальшої роботи.
Тобто корпоративи не лише об’єднують колектив, а й можуть стати частиною загальної підтримки країни?
Абсолютно! З досвіду нашої роботи ми організовували корпоративи, результатом яких ставали сотні тисяч, а іноді й мільйони гривень, спрямованих на благодійні ініціативи. Це може бути допомога ЗСУ, підтримка постраждалих чи фінансування важливих соціальних проєктів.
Ми дуже пишаємося тим, що працюємо зі свідомими бізнесами, які розуміють важливість таких заходів, і не менш свідомими працівниками, які щиро долучаються до цих ініціатив. Така синергія бізнесу, людей і доброї мети — саме те, що робить корпоративи зараз по-справжньому значущими.
Ще один стереотип, який часто зустрічається — це те, що будь-хто може організувати захід самостійно. Як ви до цього ставитесь?
Нещодавно я святкувала свій День народження. Це був невеликий захід на 20 осіб, і я, як людина з п’ятирічним досвідом в івентах, вирішила зробити все сама. Пошкодувала я про це приблизно на моменті, коли один майстр вкладав мою святкову зачіску, інший робив мейк, а я в цей час з заплющеними очима відповідала на 10 дзвінків за хвилину, намагаючись пояснити водієві, який привіз торт, де можна запаркуватися поруч з закладом, щоб його машину не евакуювали.
Тож, організувати захід самостійно, звісно, можна. Але питання в тому, якою ціною — і я зараз не лише про фінанси. У масштабних заходах обсяг завдань в рази більший: від складання таймінгу і роботи з підрядниками до оперативного вирішення форс-мажорів. Це не лише про логістику, технічне забезпечення чи декор. Це ще й про здатність тримати під контролем десятки процесів одночасно та швидко адаптуватися до змін.
І найголовніше: організатор заходу не святкує. Він працює. Тому, якщо ви хочете насолоджуватися подією, краще довірити цю справу професіоналам. Тоді замість нічних дзвінків з “щось іде не так”, ви будете пам’ятати щасливі моменти та відчувати лише позитивні емоції.
А чи допоможе залучення агентства заощадити кошти на організації?
Професійне агентство має напрацьовану базу перевірених постачальників, з якими співпрацює не один рік. Це означає не тільки гарантію якості, але й часто вигідні умови, які недоступні для клієнтів-одинаків. Наприклад, агентство може отримати знижки на оренду техніки, декор чи кейтеринг, які у підсумку компенсують вартість його послуг.
Крім того, співпраця з агентством мінімізує ризик непередбачених витрат. Уявіть ситуацію: ви вирішили організувати захід самостійно, але через недосвідченість не врахували якісь технічні нюанси чи логістичні деталі. Це може обернутися великими витратами в останній момент. А професіонали передбачають навіть ті моменти, про які клієнт і не здогадується.
І ще один важливий аспект — час. Організація заходу вимагає багато часу та ресурсів. Те, що у вас займе тижні чи навіть місяці, для агентства — налагоджений процес. А як відомо, час — це теж гроші.
Багато хто вважає, що робота івент-менеджера зводиться до технічних завдань: поставити сцену, налаштувати звук і все на цьому. Це теж міф?
Робота івент-менеджера набагато ширша й багатогранніша, ніж здається на перший погляд. Якщо дивитися лише на технічні аспекти — поставити сцену, налаштувати звук, організувати світло, — це виглядає як набір завдань “постав — увімкни”. Але насправді це лише вершина айсберга.
Івент-менеджер — це стратег, психолог, антикризовий менеджер і навіть дизайнер в одній особі. Його завдання починається з розуміння клієнта: чого саме він хоче, які цілі переслідує і як зробити так, щоб захід дійсно працював на ці цілі. Це може включати розробку креативної концепції, координацію роботи десятків підрядників, створення таймінгу, підготовку контенту і, звісно, управління форс-мажорами.
Крім того, івент-менеджер повинен враховувати масу деталей, які на перший погляд можуть здаватися дрібницями, але сильно впливають на успіх заходу. Наприклад, як розмістити гостей, щоб усім було комфортно, чи як поєднати шоу-програму з основним меседжем компанії. І все це має виглядати так, ніби воно сталося саме собою, без напруження чи видимих зусиль.
Робота івент-менеджера — це перш за все про створення атмосфери, яка залишає незабутні враження. Тож технічна частина — це лише інструмент, а головна магія відбувається за лаштунками.
А як щодо умов роботи? Є думка, що робота івент-менеджера — це відвідувати красиві заходи в красивому одязі і неспішно пити шампанське?
Це мій улюблений міф! Романтизація професії, яку нам подарувало кіно та глянцеві журнали. Насправді, якщо івент-менеджер на заході в красивому одязі, це означає, що він уже пройшов через кілька днів (а іноді й тижнів) недоспаних ночей і нескінченних розмов з підрядниками. У момент івенту звісно ж важливо те, як ти виглядаєш, але ще важливіше, як швидко ти можеш знайти рішення для будь-якої проблеми — від раптового зникнення електрики до зламаного мікрофона у ведучого.
Тож, робота івент-менеджера — це не про шампанське, а про вміння зібрати докупи сотні деталей так, щоб гості отримали незабутні враження. А шампанське? Воно чекає десь вдома, як нагорода за ще один ідеально проведений захід.
А чи є думка, що івент-агентства не несуть відповідальності за результат заходу?
Що стосується наших клієнтів – ні. Ми завжди несемо відповідальність за результат, навіть якщо це виходить за межі нашої прямої компетенції. Іноді ми беремо на себе відповідальність за ті моменти, які формально належать до зони відповідальності нашого клієнта. Наприклад, якщо замовник вирішив самостійно організувати транспорт для гостей чи замовити частину декору, але щось пішло не так, ми все одно докладаємо зусиль, щоб виправити ситуацію. Адже важливий не поділ обов’язків, а загальний успіх заходу.
Для нас критично важлива атмосфера та фінальний результат. Ми завжди готові підстрахувати, запропонувати рішення та допомогти, навіть якщо це не входило до наших початкових задач. Адже головне — створити подію, яка перевершить очікування й залишить після себе тільки позитивні емоції. Ми віримо, що в успіху заходу немає “ваших” чи “наших” моментів — є лише одна спільна мета, до якої ми йдемо разом.
Багато стереотипів виявилися не лише хибними, а й досить далекими від реальності. Що б ви порадили тим, хто планує звернутися до івент-агентства?
Я б порадила не боятися звертатися до професіоналів. Івент-агентство — це ваш надійний партнер, який допоможе уникнути зайвих витрат часу і ресурсів. Якщо ви хочете організувати захід, який не тільки сподобається гостям, але й принесе реальну користь для вашого бізнесу — звертайтесь до Lioncom. Ми підходимо до кожного проєкту індивідуально, враховуючи всі ваші потреби та цілі.
