Раз і назавжди — як підібрати event-агентство?

Данил

Данил

Интернет-маркетолог

Event-агентство — це компанія, яка професійно займається організацією різноманітних заходів: від приватних вечірок, до масштабних корпоративів, семінарів та бізнес-тренінгів. Тривалість таких заходів може становити від кількох годин до кількох днів. Перелік учасників, тематика та бюджет заходу затверджуються замовником. Компанії можуть бути як універсальними, так і спеціалізуватися на певних подіях — дитячих святах, корпоративних заходах, весіллях.

Чим займається event-агентство?

Найпростіше пояснити, що таке event-агентство, розповісти про те, які саме івенти може організувати компанія. Серед них:

  • Brand-івенти. День народження компанії, корпоратив, присвячений Новому Року, 8 березня або будь-якій іншій події, професійні свята: день бухгалтера, день співробітника торгівлі, день банкіра або медика. Для досвідчених організаторів немає нічого неможливого і вони обов’язково знайдуть ідею для будь-якого приводу та події.
  • Тімбілдінги – особливі заходи, які проводяться в приміщенні або на природі з метою згуртувати колектив та підвищити командний дух співробітників. Організація тімбілдінгу включає розробку концепції, вибір локації та низку інших завдань, з якими на відмінно впоратися під силу тільки професійним організаторам.
  • Соціальні заходи – проведення виставок, фестивалів, конференцій, концертів чи міських свят від імені компанії. Це чудовий спосіб нагадати про себе. Такі масштабні події під силу організувати лише досвідченим івенторам, адже необхідно продумати все до дрібниць: від локації та програми свята до світла, звуку та інших непомітних, але вкрай важливих нюансів.
  • Заходи роздрібної мережі – запуск нового продукту або відкриття чергової торгової точки – важлива подія для компанії. При правильній організації такий захід здатний допомогти привернути увагу до бренду та нових клієнтів. Зробити його незабутнім допоможуть професійні організатори, які проведуть усе за найвищим розрядом — організують акції з розіграшом призів, прикрасять вхідну групу, запросять відомих людей.
  • Промо-акції. Щоб про новий продукт або торгову точку дізналися потенційні клієнти, слід заявити про нього якомога яскравіше і яскравіше. Фахівці агентства візьмуть на себе всі турботи: від створення сайту, присвяченого новому продукту та заходу, до закупівлі призового фонду, проведення розіграшу призів та доставки подарунків переможцям.

Основні послуги event-агентства

Щоб зрозуміти, чим займається event-агентство, варто ознайомитись із переліком основних послуг середньостатистичної компанії з організації свят та подій. До нього входять:

  • Розробка концепції та тематики події. При цьому івент-менеджери мають бути досить винахідливими та креативними, щоб не тільки запропонувати незвичайну ідею, але й зуміти втиснути її в обмежений бюджет та терміни.
  • Підбір та бронювання майданчиків, що відповідають концепції події та кількості гостей.
  • Розробка запрошень (друкованих чи електронних) та безпосереднє запрошення учасників.
  • Підбір ведучого, спікерів, артистів, тренерів, затвердження розважальної програми та номерів.
  • Транспортна логістика – організація доставки обладнання, декору та персоналу до локації проведення заходу.
  • Організація харчування – затвердження банкетного, фуршетного меню, обідів та кава-брейків на тренінгах, замовлення страв або кейтерингу.
  • Технічне забезпечення події – фото та відеозйомка, звук, світло.
  • Повне адміністрування заходу від створення ідеї до повної реалізації під ключ.
  • Підготовка фото-відео звіту про подію.

Таким чином, організація заходів у Києві передбачає вирішення масштабного переліку завдань, з яким не впорається навіть десяток людей. Тому професійні агентства завжди мають перевірених підрядників у різних сферах, яких залучають при необхідності.

Як підібрати event-агентство

Організація та проведення корпоративних заходів часто вимагають досить великих витрат, тому важливо перевірити агентства, що сподобалися, і зупинити свій вибір на компанії, здатній вирішити завдання замовника в стислі терміни і в межах певного бюджету.

Як підібрати event-агентство, що максимально відповідає потребам серед сотень пропозицій? Для цього необхідно враховувати низку факторів:

  1. Портфоліо. На сайті компанії мають бути приклади робіт із фото та відео звітами. Ідеально, якщо в портфоліо будуть готові кейси з докладним описом цілей замовника та інструментів, за допомогою яких їх вдалося реалізувати. Наявність у портфоліо масштабних івентів буде додатковим плюсом.
  2. Клієнти. Наявність у переліку клієнтів агентства великих відомих компаній і прикладів проведених для них заходів також є важливим фактором при виборі.
  3. Відгуки. Відгуки замовників на своїх сайтах публікують усі, але часто вони куплені або написані професійними копірайтерами, проте цей факт можна легко перевірити звернувшись за рекомендаціями до клієнтів агентства і уточнивши у них, чи задоволені вони співпрацею.
  4. Команда. Для успішної співпраці важливо знати не лише про досвід агентства, а й про його співробітників. Саме тому досвідчені івент-компанії публікують інформацію про свій колектив, освіту, досвід і досягнення кожного менеджера, щоб майбутньому замовнику було зрозуміло з ким належить працювати.
  5. Репутація. Публікації про агентство у ЗМІ, наявність професійних нагород, перші місця у галузевих рейтингах також вказують на високий професіоналізм та затребуваність агентства.
  6. Гнучка цінова політика. Дуже зручно, коли на сайті агентства опубліковано зразковий прайс на ті чи інші послуги. Проте досвідчений менеджер завжди запропонує рішення, що дозволяють оптимізувати витрати та вписатися до затвердженого бюджету, навіть у тому випадку, якщо він мінімальний.

Обираємо найкращих

Щоб вибрати найкраще агентство для організації заходу, насамперед необхідно точно сформулювати свої потреби, важливі деталі майбутньої події чи її бюджет. Після цього можна починати продзвонювати відібрані компанії. Зрозуміти чи підійде вам те чи інше агентство, можна вже після першого дзвінка чи листування. Для цього варто звертати увагу на такі деталі:

  • Клієнтоорієнтованість. Вже при першому контакті можна зрозуміти, чи комфортно вам спілкуватися з менеджером, чи розуміє він суть та цілі вашого запиту. Досвідчені івентори будуть задавати багато питань і відразу пропонувати різні ідеї, які зможуть вам підійти.
  • Компетентність. Будь-яке корпоративне свято або тімбілдинг проводиться з певною метою і менеджер повинен запропонувати інструменти, за допомогою яких можна досягти цілі, не виходячи за рамки бюджету.
  • Адекватність. Багато відомих агенцій грішать тим, що не намагаються вислухати клієнта та пропонують виключно свої ідеї, відразу озвучують стандартний список варіантів свята, або погоджуються з усім, що пропонує клієнт, не озвучуючи своїх ідей. Професійні організатори намагатимуться не тільки врахувати всі ваші побажання, озвучені в брифі, але й запропонують варіанти свята, що дозволяють не вийти за рамки затвердженого бюджету. А також всі необхідні послуги: від техніки до харчування підберуть самостійно, не відправляючи клієнта до підрядників.

Таким чином, найкраще event-агентство — те, в якому вам здатні запропонувати креативну ідею заходу та організувати івент під ключ у Києві чи будь-якому іншому місті в рамках встановленого бюджету та в найкоротші терміни.