Який перший крок на шляху до організації корпоративної вечірки? Правильно, її візуалізація. Уявіть, яким повинен бути ваш ідеальний корпоратив. Коли визначилися з масштабом, кількістю гостей і орієнтовною датою, можна приступити до планування. Розгляньмо, з чого почати, що необхідно врахувати й що не забути, коли справа стосується такого бажаного заходу.
Головна ідея та концепція
Ідеальним корпоративом може бути як спільна поїздка за місто, так і тематична вечірка або фестиваль вуличної їжі. Головне — врахувати інтереси всієї команди. Розпитайте колег, зберіть найбожевільніші ідеї й ніколи не бійтеся ризикувати. Іноді найнестандартніші рішення виявляються найбільш ефективними, а такий процес, як обговорення концепції майбутнього корпоративу, обов’язково допоможе згуртувати команду.
Бюджет
Концепція майбутнього свята вже є, саме час визначитися з бюджетом. Для того, щоб зробити наповнення майбутнього заходу, важливо розуміти, скільки можна витратити. Виділіть пріоритетні речі, переконайтеся, що все необхідне вдалося включити. Якщо відчуваєте, що треба підняти бюджет — підіймайте, адже для улюблених колег нічого не шкода.
Локація
Чи то заміський комплекс, чи то популярний ресторан, бронюйте все заздалегідь. Хороші місця швидко розбирають, особливо якщо захід планується під час свят. Локацію обирайте виходячи з головної ідеї майбутнього корпоративу, адже вона повинна відповідати вашій концепції й тематиці івенту. Уявіть, як ви хочете, щоб гості почували себе під час заходу, яка повинна бути атмосфера, буде це фуршет з лаунж-зоною чи банкет. Від цього і відштовхуйтеся.
Кейтеринг
Обираючи кейтеринг-компанію для вашого заходу, переконайтеся, що всі страви відповідають потребам усіх ваших колег, враховуючи алергії або специфічні дієти. Обговоріть з кейтеринг-компанією, як будуть подаватися страви, чи буде це невеликий снек-бар або повноцінна вечеря. По можливості проведіть попередню дегустацію, щоб бути впевненими, що все не тільки красиво, але й дуже смачно. Переконайтеся також, що місце, де планується корпоратив, має технічне та холодильне приміщення, доступ до води й усе необхідне для роботи забезпечення.
Якщо плануєте обрати кейтеринг, який пропонує локація, не полінуйтеся прочитати відгуки, а також подивитися, як і в яких умовах працює кухня.
Декор та звукове забезпечення
Виходячи з концепції майбутнього корпоративу, його масштабів і бюджету, декор може бути максимально ненав’язливим і спокійним, а може втілювати найкращі традиції wow-events. Іноді сама локація — суцільний витвір мистецтва, де, для правильної атмосфери вашого майбутнього корпоративу, залишиться додати лише пару штрихів. А якщо плануєте захід за містом, може знадобитися оренда тенту й спеціального устаткування.
Важливо забронювати технічних підрядників, які налаштують звук і світло, адже звучати івент повинен не гірше, ніж він виглядає. Приділіть максимум уваги передачі технічного завдання, адже для різних локацій потрібне різне наповнення. Декоратори й техніки повинні заздалегідь оглянути усі приміщення на місці проведення заходу, щоб у день івенту не було непотрібних затримок.
Ведучий та фотограф
Під час вибору ведучого заходу переконайтеся, щоб його активності й жарти були зі смаком і підходили концепту корпоративу. Адже професіонал своєї справи створить правильну атмосферу, не дасть гостям нудьгувати й додасть життя всьому івенту.
Хочете мати багато крутих фото на пам’ять? Вам потрібен хороший фотограф! Перегляньте роботи кандидатів та попередньо обговоріть ідею вашого майбутнього івенту, щоб отримати максимально яскравий фотозвіт.
Сценарій
Саме час проявити фантазію і допомогти вашому корпоративу заграти різними фарбами, а точніше веселими активностями. Якщо плануєте активний день на свіжому повітрі, вам знадобиться багато розваг, що будуть тримати усіх в тонусі й допоможуть вашим колегам як слід себе проявити. У випадку з тематичною вечіркою, вам точно не обійтися без діджея або cover-band, які створять правильну атмосферу. На цьому етапі, визначте оптимальну тривалість їхнього виступу; вирішіть, чи потрібні вам міні-атракціони та інші розваги. Захопливий вечір вимагає ретельної підготовки й детально розписаний сценарій вам у цьому допоможе.
Що ж потрібно врахувати при написанні сценарію? По-перше, все, що стосується ведучого: його текст, підводки перед виходом гостей, конкурси та активності для учасників. По-друге, складіть технічний сценарій для звукорежисерів та світловиків. і отримайте відповіді на питання: “А що відбувається на екрані зі світлом і музикою, поки ведучий спілкується з аудиторією?”. По-третє, надайте кейтеринг-компанії інструкцію з часом подачі страв та напоїв. Її важливо прив’язати до програми, щоб менеджер кейтерингу орієнтувався не на час, а на те, що відбувається навколо.
Написання сценарію може здатися, на перший погляд, нудною і непотрібною справою. Насправді, чим докладніше ви розпишете програму заходу, тим менше буде затримок під час івенту.
Контроль заходу
Якщо ви думаєте, що найскладніше позаду, то це не зовсім так. Видихнути вдасться тільки після закінчення заходу, адже найцікавіше ще попереду. У день корпоративу важливо проконтролювати кожну деталь: приїзд підрядників, розвантаження й установку устаткування, підготовку кейтерингу та шоу-програми. Якщо під час корпоративу зміщується таймінг, важливо встигнути всіх попередити. Саме тому, на івенті обов’язково має бути досвідчений координатор, який все проконтролює, а ви все ж встигнете спробувати торт, який з таким старанням вибирали.
Самостійно організувати подібний захід, з урахуванням усіх деталей і особливостей, дуже непросто. Колеги звичайно будуть вами дуже пишатися, але чи зможете ви самі відпочити? У такому випадку, у вас є відмінна можливість довіритися професіоналам своєї справи — івент-агенції Lioncom.
Ми організуємо ваш корпоратив “під ключ”, з огляду на всі ваші побажання. Ми підберемо локацію, створимо потрібну атмосферу, домовимося з найкращим кейтерингом і напишемо унікальний сценарій для вашого заходу. Вам потрібно лише затвердити кошторис і насолодитися незабутнім днем.
