Пропустити посилання

ОПТИМІЗУЙСЯ АБО ПОМРИ

В травні виповнилося 10 років з моменту, як я (ред. – Антон Садиков) став власником бізнесу. Я жив в Дніпрі, тому там і відкривав рекламну агенцію.
В нас була невелика команда. З кількістю проектів вона зростала. І тоді я зрозумів, що треба навчитися правильно «економити»час співробітників на технічних робочих моментах і дати можливість працювати над важливим!

ПРОЕКТ «ГАЗЕТИ УКРАЇНИ»

Ми займались BTL-маркетингом. І, між іншим, була в нас послуга по розміщенню оголошень в газетах. Для наочності: клієнт — велика мережа продуктових роздрібних магазинів. Щомісяця він замовляв у нас розміщення реклами в 300 різних друкованих періодичних виданнях з оголошеннями про пошук персоналу.
Це замовлення виконували 8 людей, я в тому числі. Дизайнер малював макети, менеджери вели переговори з виданнями та контролювали процес, бухгалтер цілодобово готував документи, платив і оприбутковував, а я підписував безліч паперів і координував весь проект. Ніхто з нас не мав права на помилку. А це було важко. 300 різних макетів, 300 прорахунків і документів, 300 дій одночасно. Цілий місяць ми працювали над цим замовленням. Витрачали купу часу. Це настільки втомлювало, що радість від заробітку ділилась на два.
Помилки були, багато — приблизно одна проблема на кожну восьму публікацію.
«І що, по іншому ніяк?» – подумав я й почав шукати рішення. Загальною метою стала оптимізація процесу і виключення людського фактора.

Я вивчив всі камені спотикання. Дізнався у кожного, хто працював над проектом, що заважає робити все швидше та краще:

  • Дизайнер: під час підготовки макетів у величезній таблиці він втрачав потрібний рядок та плутав інформацію.
  • Менеджери: прикріплювали неправильні зображення для друкування, вказували неправильні розміри та кольори макетів для розміщення. Більш того, для кожної газети потрібно було відправляти окремий електронний лист та блок інформації. Все це потрібно було заповнювати власноруч. На що йшло багато часу, а потім купу часу на те, щоб виправити помилки.
  • Бухгалтер: через зайнятість вона не платила вчасно, а коли платила, то витрачала на це цілу вічність.

Вже не кажучи про те, скільки часу ми витрачали на обробку кожної заявки та скільки пачок паперу ми викидали у смітник: гарантійні листи, рахунки та інше.

Наприклад, раніше ТЗ дизайнеру відправляли власноруч у вигляді таблиці, яку треба було друкувати. Більш того, воно навіть не вміщувалась на один лист, їх доводилося склеювати, вручну відмічати готовність та процес роботи. Це все тепер надсилається автоматично на пошту, як і електронні листи клієнтам з підписом та печаткою.

Ці пошуки допомогли описати ТЗ і виключити рутину. Всього два тижні роботи у звичайному Microsoft Access допомогли скоротити кількість помилок з 12% до 1%, а кількість паперу з 6 пачок в місяць до 1.
Про щастя бухгалтера й казати не варто — тепер вона вільно торгувала Оріфлеймом серед співробітниць.

Не обов’язково набувати велику CRM систему, щоб допомогти своєму бізнесу — іноді достатньо ефективного інструменту Microsoft Office Access, який вже є в стандартному пакеті програм. Щоб розібратись в ньому на доволі якісному рівні, вам знадобиться десь два тижні.

ПРОЕКТ «АГЕНЦІЯ ВІДКРИТТІВ»

У 2012 році так вийшло, що ми почали займатися відкриттями — і так добре виходило, що стали першою агенцією України, яка спеціалізувалася виключно на відкриттях. Клієнт забезпечував 10-20 відкриттів щомісяця, тому свята стали конвеєрними, а слабкі місця добре видимі. Робота стала приймати цілодобовий характер. Одночасно отримувався подарунковий фонд, готувались команди в містах, розраховувалася оптимальна логістика та йшли відкриття.

Команда ставала більшою. В один момент над проектом працювало одночасно 19 людей в офісі агенції плюс ведучі, аніматори, промоутери й так далі. Знову на горизонті маячила оптимізація, контроль співробітників і важливість правильної мотивації для них.

В цей раз мова йшла не про помилки, вони теж були, але мали дуже незначний вплив. Тим паче, тепер орієнтир був на прибуток. Іноді тільки для одного клієнта доводилося заморожувати по 50 тисяч доларів з відстрочкою виплату в місяць. І це теж потрібно було контролювати та оброблювати.

Я вирішив, що свій час хочу витрачати не на контроль на самій події та розмови зі співробітниками, а бачити це все в правильно оформленому файлі. І розвантажити команду, зробити її більш ефективною.

Незабаром головний офіс переїхав до Києва, куди команда агенції їздила 2-3 рази на тиждень. Іноді, через відсутність проектів в нашому секторі. Іноді, через неозначені заперечення столичних клієнтів, що їм потрібна тільки київська агенція. Природний відбір або небажання ризикувати «відсіяло» частину команди та кількість співробітників, які працюють над проектом, зменшилось до 7. Але якість виповнення роботи стала вищою. Вони забезпечують 314 проектів на рік.

Також гарним прикладом всього те, що я змінив в структурі роботи, буде кошторис. Саме цей документ створювався під кожний проект з 2007 року. Спочатку він був невеликою таблицею в Excel на 4 стовпчики й десь стільки ж рядків, з часом він збільшився до великого документа. І якщо до 2015 року головние завдання якого полягало в тому, щоб надати клієнту дійсно якісний та детальний розрахунок, то тепер я зробив великий наголос на агентську сторону документа.
Що оптимізували для кожної позиції у кошторисі?

  • облік виплат (тепер ми знаємо, скільки ще потрібно сплатити підряднику);
  • детальну інформацію про підрядника (навіть через 5 років буде легко відновити зв’язок з підрядником)
  • рентабельність позиції (кожен менеджер візуально оцінює ефективність своєї роботи);
  • відповідальний менеджер (прикріплений менеджер по конкретному виду робот);
  • нарахування заробітної плати менеджера (мотиваційний підрозділ).

Підсумок оптимізації — скорочення кількості загального персоналу на кожному проекті в 4 рази. Без втрати якості. Навчання, спрощення та координація допомогли збільшити прибуток у 3,23 рази. І ось, ми досягли:

  • співробітники проектного відділу стали ефективніше у середньому в 6 разів, тепер кожен зацікавлений контролювати більшу кількість позицій і брати більше відповідальності, тому що для кожного рядка тепер розраховується показник прибутковості, а від неї є пряма залежність  заробітної плати;
  • швидкість створення кошторисів для клієнта збільшилась у 2 рази — зараз на розрахунок стандартного проекта йде десь 20 хвилин. (При тому, що в середньому на ринку, терміни змінюються в проміжку 3-48 годин — ми перевіряли);
  • час на запуск стандартного проекта зменшилася у 2,3 рази та тепер становить десь 6-8 годин;
  • в нас значно зросла ефективність;
  • зворотний зв’язок клієнту здійснюється менш, ніж за 30 секунд, що дозволило швидше та ефективніше обробляти ліди.

Всі ці роботи зроблені в стандартному Microsoft Office Excel без використання макросів.

Я розумію, що краще заощаджувати час декількох професіоналів, які закохані у свою справу, ніж постійно підбадьорювати цілу купу тих, хто прийшов просиджувати та ховатися за дрібними завданнями, отримуючи за це зарплату

Антон Садиков
CEO Lioncom

Немає меж бездоганності, тому прямо зараз йде налаштування потужної коробкової CRM системи на наших серверах. Переніс нашого кошторису та нових фішок зайняв майже 6 місяців. Продовження слідує…