У травні виповнилося 10 років з моменту, як я (ред. — Антон Садиков) став власником бізнесу. Я жив у Дніпрі, тому там і відкрив рекламне агентство.

У нас була невелика команда. З кількістю проєктів вона зростала. І тоді я зрозумів, що потрібно навчитися правильно «економити» час співробітників на технічних робочих моментах і дати їм можливість працювати над важливим!

Проєкт «Газети України»

Ми займалися BTL-маркетингом й у нас була послуга з розміщення оголошень у газетах. Для наочності: клієнт — велика мережа продуктових роздрібних магазинів. Щомісяця цей клієнт замовляв у нас розміщення реклами у 300 різних друкованих періодичних виданнях з оголошеннями про пошук персоналу. Це замовлення виконували 8 осіб, я у тому числі. Дизайнер малював макети, менеджери вели переговори з виданнями й контролювали процес, бухгалтер цілодобово готував документи й здійснював оплати, а я підписував цілу купу паперів і координував увесь проєкт. Ніхто з нас не мав права на помилку. А це було складно. 300 різних макетів, 300 прорахунків і документів, 300 дій одночасно. Цілий місяць ми працювали над цим замовленням. Витрачали купу часу. Це настільки стомлювало, що радість від заробітку ділилася на два. Помилок було багато — приблизно одна проблема на кожну восьму публікацію.
«І що, по-іншому ніяк?» — подумав я і почав шукати альтернативне рішення. Основною метою стала оптимізація процесу і виключення людського фактора.

Я вивчив увесь процес від початку і до кінця, дізнавшись у кожного, хто працював над проєктом, що заважає їм робити усе швидше і краще:

  • Дизайнер: при підготовці макетів у величезній таблиці, він втрачав потрібний рядок і плутав інформацію.
  • Менеджери: прикріплювали неправильні зображення для друку, вказували неправильні розміри і колір макетів для розміщення. Більш того, для кожної газети потрібно було відправити окремо електронного листа і блок інформації. Все це потрібно було заповнювати вручну. На усе витрачалося багато сил і часу, а потім ще більше на те, щоб виправити помилки.
  • Бухгалтер: через завантаженість вона не платила вчасно, а коли платила, то витрачала на це цілу вічність.

Вже не кажучи про те, скільки часу ми витрачали на обробку кожної заявки і скільки пачок паперу викидали у смітник: гарантійні листи, рахунки та інше.

Наприклад, раніше ТЗ дизайнеру відправляли у вигляді таблиці, яку потрібно було роздрукувати. Більш того, вона навіть не поміщалася на одному листі, їх доводилося склеювати, вручну відзначати готовність і процес роботи. Канцелярська робота краде час і можливості співробітників. Це все тепер відправлялося автоматично на пошту, як і електронні листи клієнтам з підписом і печаткою.

Ці дослідження допомогли описати ТЗ і виключити рутину. Всього два тижні роботи у звичайному Microsoft Access допомогли скоротити кількість помилок з 12% до 1%, а кількість паперу з 6 упаковок в місяць до 1. Про щастя бухгалтера не варто й говорити — тепер вона вільно приторговувала Оріфлейм серед співробітниць.

Не обов’язково купувати велику CRM систему, щоб допомогти своєму бізнесу — іноді досить ефективного інструменту Microsoft Office Access, який уже є у стандартному пакеті програм. Щоб розібратися в ньому і стати впевненим користувачем, буде потрібно близько двох тижнів.

Проєкт «Агентство відкриттів»

У 2012 році так вийшло, що ми почали займатися відкриттями, і так добре виходило, що стали першим агентством в Україні, яке спеціалізувалося виключно на відкриттях. Клієнт забезпечував 10-20 відкриттів щомісяця, тому свята стали йти один за одним, а тонкі місця помітними. Робота стала приймати цілодобовий характер. Одночасно купувався подарунковий фонд, готувалися команди у містах, розраховувалася оптимальна логістика і йшли відкриття.

Команда ставала усе більше. У якийсь момент, над проєктом працювало одночасно 19 чоловік в офісі агентства, плюс ведучі, аніматори, промоутери й так далі. Знову виникла необхідність нової оптимізації, контролю співробітників і важливість правильної мотивації для них.

Цього разу мова йшла не про помилки. Вони теж були, але мали дуже незначний вплив. Тим більше, тепер орієнтир був на прибуток. Іноді тільки для одного клієнта доводилося заморожувати по 50 тисяч доларів з відстрочкою платежу на місяць. І це теж потрібно було контролювати та обробляти.

Я вирішив, що хочу витрачати свій час не на контроль івенту та розмови зі співробітниками, а бачити це все у правильно оформленому файлі, а також розвантажити команду, зробивши її більш ефективною.

Незабаром головний офіс переїхав до Києва, куди команда агентства і так їздила 2-3 рази на тиждень. Іноді, через відсутність проєктів у нашому секторі, а іноді, через непереборне заперечення столичних клієнтів, що їм потрібно тільки київське агентство. Природний відбір або небажання ризикувати «відсіяло» частину команди й кількість співробітників, які працювали над проєктом, зменшилася до 7. Але якість виконання роботи стало вище. Вони забезпечували проведення 314 заходів на рік.

Хорошим прикладом усього, що я змінив у структурі роботи, буде кошторис. Саме цей документ створювався під кожен проєкт з 2007 року. Спочатку він являв собою невелику таблицю в Excel на 4 стовпчика і приблизно стільки ж рядків. З часом вона розрослася до величезного документа. І якщо до 2015 року основним завданням таблиці було надання якісного й детального прорахунку, то тепер я удосконалив її агентську сторону.

Що оптимізували для кожної позиції у кошторисі?

  • облік оплат (тепер ми знаємо скільки ще необхідно оплатити підряднику);
  • докладні дані про підрядника (навіть через 5 років можна буде легко відновити зв’язок з підрядником);
  • рентабельність позиції (кожен менеджер візуально оцінює ефективність своєї роботи);
  • відповідальний менеджер (прикріплений менеджер з конкретного виду робіт);
  • нарахування заробітної плати менеджерам (мотивуюча частина).

Підсумок оптимізації — скорочення кількості основного персоналу на кожному проєкті в 4 рази. Без втрати якості. Навчання, спрощення та координація допомогли підвищити прибуток у 3,23 рази. І ось, що ми досягли:

  • співробітники проєктного відділу стали ефективніше, у середньому, у 6 разів. Тепер кожен зацікавлений контролювати більшу кількість позицій і брати більше відповідальності, тому що для кожного рядка у кошторисі тепер розраховується показник прибутковості, а від нього є пряма залежність у зарплаті;
  • швидкість створення кошторису для клієнта збільшилася у 2 рази — зараз на прорахунок стандартного проєкту йде приблизно 20 хвилин. (При тому, що у середньому по ринку, терміни варіюються у проміжку 3-48 годин — ми перевіряли);
  • час на запуск стандартного проєкту скоротився у 2,3 рази і тепер становить приблизно 6-8 годин;
  • у нас значно зросла ефективність;
  • зворотний дзвінок клієнту здійснюється менш, ніж за 30 секунд, що дозволило швидко і якісно обробляти ліди.

Усі ці роботи зроблені на стандартному Microsoft Office Excel без застосування макросів.

Я розумію, що краще економити час декількох професіоналів, які закохані у свою справу, ніж займатися постійним підбадьорюванням цілої купи тих, хто прийшов відсиджувати і ховатися за дрібними завданнями, отримуючи за це зарплату.

Немає межі досконалості, тому прямо зараз ми працюємо над впровадженням потужної коробочки CRM системи на наших серверах. Перенесення нашого кошторису і нових фішок зайняло майже 6 місяців. Далі буде…

Ще статті по темі