Як провести тендер для івент-агентств?

У наш час, у пошуках підходящого івент-агентства, клієнт стикається з проблемою вибору, оскільки з кожним роком ринок розвивається і стає сильнішим. Тому одним з найбільш ефективних способів в такому випадку є проведення тендера. У замовника з’являється можливість оцінити і розглянути різні варіанти й вибрати саме той, що йому потрібен, а агентствам заявити про себе і знайти нових потенційних клієнтів.

Варто почати з того, що під час проведення тендерів клієнт і компанія-учасник прагнуть до єдиного win-win результату, адже ніхто не хоче даремно витрачати час. Для івент-агентства важливо чітко бачити і розуміти умови, вимоги і терміни, а також мати уявлення про конкурентів, і розуміти до чого прагне замовник. А останній, у свою чергу, ставить за мету вибрати не кращого з гірших, а професіоналів своєї справи.

Давайте розглянемо основні критерії під час вибору івент-агентства та відповімо на запитання: “Які ж підводні камені горезвісних тендерів існують на ринку?”.

1. Історія і вік компанії

Під час вибору івент-агентства для організації заходу, варто враховувати його історію і кількість проведених на ринку років. Досвід, кількість реалізованих проєктів та територія покриття є важливими факторами, які завжди повинні враховуватися.

2. Універсальність проєктів

Якою не була б тематика івенту, під час підбору персоналу, що буде здійснювати все, починаючи від первинної концепції до заключного дня проведення, клієнту потрібно враховувати проєкти, які вже є в портфоліо обраного агентства. Їхня універсальність і різноплановість є показником того, що команда готова працювати з абсолютно різними проєктами, підбираючи кожен раз новий, унікальний підхід для досягнення максимальних результатів.

3. Бюджет або креативний підхід

Важливо розуміти, що тендер простими словами – це конкурс ідей або бюджетів. Адже хороші івент-агентства навряд чи захочуть змагатися з початківцями за місце під сонцем. А чогось хорошого з ідеї, загнаної в обмежений бюджет, не вийде.

4. Відкритість

Чим більше інформації про замовника і його проєкт, тим вища ймовірність того, що до тендера залучаться гідні учасники. Ніхто не хоче працювати над проєктом без якісного брифінгу, якому не вистачає чіткості і деталізації. Представники івент-агентства повинні розуміти з чим мають справу. Це правило стосується як відкритих, так і закритих тендерів. Неважливо, запрошуєте ви учасників або проводите тендер для усіх бажаючих – умови повинні бути викладені максимально зрозуміло.

5. Професійні нагороди

Якщо агентство визнане експертами івент-індустрії, це однозначно великий плюс. По-перше, наявність нагород відрізнить від конкурентів і дасть можливість виділитися. По-друге, це суттєво економить ресурси під час вибору і, звичайно ж, викликає високий рівень довіри до агентства.

6. Клієнти та їх рекомендації

Репутацію івент-агентства, крім вищезазначених нагород, вигідно доповнюють клієнти компанії і їх безпосередні відгуки та рекомендації. Їх наявність дозволить більше дізнатися про компанію та зробити правильний вибір.

7. Компроміс

Чому багато агентств з організації заходів побоюються тендерів, а деякі і зовсім обходять їх стороною? Причини можуть бути різні: відсутність детальної інформації про проєкт, про учасників-конкурентів, нечіткі умови, обмежений бюджет. Щоб учасники тендера відчували себе відносно безпечно, їм необхідно знати можливості компанії-замовника, а також її готовність зустрітися з потенційним виконавцем, що доведе серйозність і «прозорість» намірів. Не усі клієнти готові виконувати подібні побажання, але якщо потрібен результат – без компромісів не обійтися.

Кажуть, що багатство вибору, в нашому випадку під час тендера, може поставити в глухий кут. Але є й очевидні плюси – можливість отримати найрізноплановіші пропозиції, почерпнути креативні ідеї і відкрити нові імена на івент-ринку. Як говорить директор івент-агентства Lioncom Антон Садиков: «Тендер – це завжди нові можливості: заявити про себе, дізнатися про конкурентів, познайомитися з клієнтами і, звичайно, можливість його виграти. You never know».

Еще статьи по теме