Event-агентство – це компанія, яка професійно займається організацією різного роду заходів: від приватних вечірок, до масштабних корпоративів, семінарів і бізнес-тренінгів. Тривалість таких заходів може становити від декількох годин до декількох днів і бере участь в них обмежене коло осіб. Перелік учасників, тематика і бюджет заходу затверджуються замовником. Компанії можуть бути як універсальними, так і спеціалізуватися на певного роду події – дитячих святах, корпоративних заходах, весіллях.

Чим займається event агентство

Найпростіше пояснити, що таке event-агентство, розповісти про те, які саме івенти може організувати компанія. Серед них:

  • Brand-івенти. День народження компанії, корпоратив, приурочений Нового Року, 8-го березня або будь-якого іншого події, професійні свята: день бухгалтера, день співробітника торгівлі, день банкіра або медика. Для досвідчених організаторів немає нічого неможливого і вони обов’язково знайдуть ідею для будь-якого приводу і події.
  • Тімбілдінги – особливі заходи, які проводяться в приміщенні або на природі з метою згуртувати колектив і підвищити командний дух співробітників. Організація тімбілдінга включає розробку концепції, вибір локації, провідного і ряд інших завдань, впорається з якими на відмінно під силу тільки професійним організаторам.
  • Соціальні заходи – проведення виставок, фестивалів, конференцій, концертів або міських свят від імені компанії, відмінний спосіб нагадати про себе. Такі масштабні події під силу організувати тільки досвідченим івентщікам, адже необхідно продумати все до дрібниць: від локації і програми свята до світла, звуку та інших непомітних, але вкрай важливих нюансів.
  • Заходи роздрібної мережі – запуск нового продукту або відкриття чергової торгової точки важлива подія для компанії. При правильній організації такий захід здатне допомогти привернути увагу до бренду і нових клієнтів. Зробити його незабутнім допоможуть професійні організатори, які проведуть все по вищому розряду – організовують акції з розіграшем призів, прикрасять вхідну групу, запросять відомих людей.
  • Промо-акції – щоб про новий продукт або торговій точці дізналися потенційні клієнти, слід заявити про нього якомога яскравіше і яскравіше. Фахівці агентства візьмуть на себе всі турботи: від створення сайту, присвяченого новому продукту і заходу, до закупівлі призового фонду, проведення розіграшу призів і доставки подарунків переможцям.

Основні послуги event-агентства

Щоб зрозуміти, чим займається event агентство остаточно, варто ознайомитися з переліком основних послуг середньостатистичної компанії з організації свят і подій. У нього входять:

  • Розробка концепції та тематики події. При цьому івент-менеджери повинні бути досить винахідливі і креативні, щоб не тільки запропонувати незвичайну ідею, а й зуміти втиснути її в обмежений бюджет і терміни.
  • Підбір та бронювання майданчиків, відповідних концепції події і кількості гостей.
  • Розробка запрошень (друкованих або електронних) і безпосереднє запрошення учасників.
  • Підбір ведучого, спікерів, артистів, тренерів, твердження розважальної програми і номерів.
  • Транспортна логістика – організація доставки обладнання, декору та персоналу до локації проведення заходу.
  • Організація харчування – твердження банкетного, фуршетного меню, обідів та кава-брейків на тренінгах, замовлення страв або кейтерингу.
  • Технічне забезпечення події – фото і відеозйомка, звук, світло.
  • Повний адміністрування заходи від створення ідеї до її повної реалізації під ключ.
  • Підготовка фото-відео звіту про подію.

Таким чином, організація заходів в Києві передбачає вирішення масштабного переліку завдань, з якою не впорається навіть десятку чоловік. Тому у професійних агентств завжди є перевірені підрядники в різних сферах, яких залучають у міру необхідності.

Як підібрати event-агентство

Організація і проведення корпоративних заходів часто вимагають досить великих витрат, тому важливо перевірити сподобалися агентства і зупинити свій вибір на компанії , здатної вирішити завдання замовника в стислі терміни і в межах обмеженого бюджету.

Як підібрати event-агентство максимально відповідне своїх потреб серед сотень однотипних пропозицій? Для цього необхідно враховувати цілий ряд факторів:

  1. Портфоліо. На сайті компанії повинні бути приклади робіт з фото і відео звітами. Ідеально, якщо в портфоліо будуть готові кейси з докладним описом цілей замовника і інструментів за допомогою яких їх вдалося реалізувати. Наявність в портфоліо масштабних івентів буде додатковим плюсом.
  2. Клієнти. Наявність в переліку клієнтів агентства великих відомих компаній, і прикладів проведених для них заходів також є важливим фактором при виборі.
  3. Відгуки. Відгуки замовників на своїх сайтах публікують все, але часто вони куплені або написані професійними копирайтерами, однак цей факт можна без праці перевірити звернувшись за рекомендаціями до клієнтів агентства і уточнивши у них чи задоволені вони співпрацею.
  4. Команда. Для успішного співпрацю важливо знати не тільки про досвід агентства, але і про його співробітників. Саме тому досвідчені івент-компанії публікують інформацію про свій колектив, освіту, досвід і досягнення кожного менеджера, щоб майбутньому замовнику було зрозуміло з ким доведеться працювати ще на березі.
  5. Репутація. Публікації про агентство в ЗМІ, наявність професійних нагород, перші місця в галузевих рейтингах також вказують на високий професіоналізм і затребуваність агентства.
  6. Гнучка цінова політика. Дуже зручно, коли на сайті агентства опубліковано приблизний прайс на ті чи інші послуги, однак досвідчений менеджер завжди запропонує рішення, що дозволяють оптимізувати витрати і вписатися в затверджений бюджет, навіть в тому випадку, якщо він мінімальний.

Вибираємо кращих

Щоб вибрати краще агентство для організації заходу, в першу чергу необхідно точно сформулювати свої потреби, важливі деталі майбутньої події або його бюджет. Після цього можна починати прозванивать відібрані компанії. Зрозуміти чи підійде вам той чи інший агентство можна вже після першого дзвінка або листування. Для цього варто звертати увагу на такі деталі:

  • Клієнтоорієнтованість. Уже при першому контакті можна зрозуміти чи комфортно вам спілкуватися з менеджером і чи розуміє він суть і цілі вашого запиту. Досвідчені івентщікі будуть задавати багато навідних запитань і відразу пропонувати різні ідеї, які зможуть вам підійти.
  • Компетентність. Будь-яке корпоративне свято або тімбілдінг проводиться з певною метою і менеджер повинен запропонувати інструменти, за допомогою яких даних цілей можна досягти не виходячи за рамки бюджету.
  • Адекватність. Багато популярних агентства грішать тим, що не намагаються вислухати клієнта пропонуючи виключно свої ідеї, навпаки відразу озвучують стандартний перелік варіантів свята, або навпаки, погоджуються з усім, що пропонує покупець не озвучуючи власних ідей. Професійні організатори постараються не тільки врахувати всі ваші побажання озвучені в брифі, а й запропонують варіанти свята, що дозволяє залишитися в межах затвердженого бюджету, а всі необхідні послуги: від техніки, до харчування підберуть самостійно, не відправляючи клієнта до стороннім підрядникам.

Таким чином, краще event-агентство – то, в якому вам здатні запропонувати креативну ідею заходу і організувати івент під ключ в Києві або будь-якому іншому місті, в рамках встановленого бюджету і в самі стислі терміни.

Ще статті по темі