Все про event-индустрию и зачем компании обращаются к услугам event-агентств?

Данил

Данил

Интернет-маркетолог

Event-индустрия — это совокупность проектов и компаний, которые занимаются профессиональной организацией праздников с элементами развлечений и серьезных публичных мероприятий. Как и всякий бизнес, она имеет свою специфику и делится на два вида: развлекательную и деловую. В первом случае компании проводят различные торжества, юбилеи, свадьбы, вечеринки и детские утренники по заранее созданным сценариям с шариками, веселыми викторинами, розыгрышами и салютами. Деловая event-индустрия предполагает подготовку встреч с партнерами по бизнесу или инвесторами, проведение брифингов и круглых столов, переговоров, рекламных акций, других событий. В обоих случаях компании берут на себя заботу об аренде помещений, приглашении участников, организации питания и решение других вопросов.

Что такое event-агентство?

Многие люди знают, что такое event индустрия, но не все понимают, чем занимаются ивент-агентства. Любой праздник, корпоратив или деловую встречу с бизнес-партнерами, можно провести самостоятельно или обратиться за помощью к профессионалам. Если в компании нет специалиста, который знает, как организовывать такие события, на их подготовку придется потратить много времени и сил. При этом нет гарантии, что event пройдет удачно, потому что количество вопросов и задач будет расти как снежный ком. В результате у исполнителя начнется истерика, паника и головная боль, а шеф останется недовольным. Поэтому лучше довериться профессионалам.

Event-агентство — это компания, которая занимается организацией любых событий: развлекательных, торжественных, деловых и даже печальных. Обращаться к профессионалам следует потому, что:

  1. В такой структуре работают опытные сотрудники, каждый из которых отвечает за решение определенных задач: подготовку сценария, поиск подходящего помещения, составление меню, качественное обслуживание и других.
  2. У каждого ивент-агентства есть собственная база подрядчиков, арендодателей, сценаристов, производственно-творческих коллективов, с которыми оно работает. Менеджеры компании постоянно мониторят все, что может повлиять на подготовку события.
  3. Фирме, обратившейся в агентство, достаточно сформулировать тему, указать дату, согласовать формат и бюджет. Все остальное «с нуля» сделают профессиональные исполнители.

Услуги ивент-агентств: все для незабываемого праздника

Сегодня направленность услуг, оказываемых ивент-агентствами, изменилась. Традиционные корпоративы с выпивкой и дискотеками заменила организация корпоративных мероприятий с пользой для сотрудников компании-заказчика. Особенно актуальны основные тренды event-индустрии:

  • Квесты. К ним относятся развлечения, турниры и интерактивные игры в офисе или в специально оборудованном помещении, оформленном под определенную концепцию. Представляют интерес квесты в городских локациях или на природе.
  • Тимбилдинг. Это организация корпоративных праздников, основанных на командных играх, психологических и обучающих тренингах, которые проводят для сплочения сотрудников в коллектив, объединенный общей целью.
  • Деловые поездки на творческие семинары, образовательные тренинги, научные конференции, встречи с партнерами по бизнесу.
  • Проведение тематических мастер-классов, позволяющих сплотить коллектив и разбавить умственную нагрузку творческой составляющей. Это может быть роспись зонтиков или керамической плитки, создание картин из специй или декоративных панно с сюрпризом.
  • Корпоративный спорт. Спортивные соревнования — распространенная практика во многих компаниях. Их можно проводить в виде эстафеты или спартакиады по разным дисциплинам.

В услуги ивент-агентства входят:

  • разработка концепции и формата мероприятия;
  • выбор, аренда и оформление места проведения;
  • кейтеринг;
  • развлекательная часть программы;
  • техническое обеспечение;
  • услуги клининга.

Мероприятия, организованные по заказу клиентов, проводятся в рамках согласованного фиксированного бюджета. Они длятся от 1 до 4 дней и финансируются заказчиком. Подрядчиками выступают:

  • фирмы, предоставляющие в аренду помещения, свето- и звуковую технику;
  • транспортные компании;
  • полиграфические комбинаты, обеспечивающие печать рекламных буклетов и изготовление декораций;
  • digital-агентства;
  • творческие коллективы, артисты и шоу-программы.

Почему стоит обращаться в ивент-агентство?

Организовывать праздник не так просто, как кажется на первый взгляд. Помимо даты и повода нужно выбрать место проведения, подобрать меню и составить список гостей, придумать развлечения с учетом возраста приглашенных и их предпочтений. Молодежи скучно петь песни прошлых лет, а пожилым людям не доставит удовольствия игра в прятки или прохождение квестов. Поэтому важно продумать концепцию праздника и выбрать ответственного за его проведение.

Услуги event-агентства необходимы, когда:

  • мероприятие рассчитано на участие более чем 100 приглашенных гостей, поскольку самостоятельно управлять логистикой такого количества людей очень сложно;
  • поджимают сроки, а на качественную подготовку события не хватает времени;
  • нужно придумать и воплотить в реальность креативную концепцию вечеринки или корпоратива, дополнить событие оригинальными фишками, флористикой или выступлениями артистов;
  • мероприятие нельзя провалить, и оно должно пройти на высоком уровне (встречи с бизнес-партнерами или инвесторами, знаковые ивенты для клиентов фирмы);
  • событие нужно провести с ограниченным бюджетом.

Event-индустрия — узкая сфера деятельности. Поэтому, чтобы получить нужный результат, подготовку мероприятий лучше доверить профессионалам. Если вам нужно провести деловую встречу, корпоратив или любое торжество, обращайтесь в ивент-агентство Lioncom, опытные сотрудники организуют и проведут событие на самом высоком уровне.