Каков первый шаг на пути к организации корпоративной вечеринки? Правильно, ее визуализация. Представьте, каким должен быть ваш идеальный корпоратив и на что он похож. Когда определились с масштабом, количеством гостей и предполагаемой датой, можно приступить к планированию. Давайте рассмотрим с чего начать, что необходимо учесть и что не забыть, когда дело касается столь желанного мероприятия.

Выбор главной идеи и концепции 

Идеальным корпоративом может быть как совместная поездка за город, так и тематическая вечеринка или фестиваль уличной еды. Главное — учесть интересы всей команды. Расспросите коллег, соберите самые сумасшедшие идеи и никогда не бойтесь рисковать. Иногда самые нестандартные решения оказываются самыми эффективными, а такой процесс, как обсуждение концепции будущего корпоратива, обязательно поможет сплотить команду.

Определение бюджета

Концепция предстоящего праздника уже имеется, самое время определиться с бюджетом. Для того, чтобы сделать наполнение будущего мероприятия, важно понимать сколько можно потратить. Выделите приоритетные вещи (например, хорошая локация, популярный диджей и толковый фотограф) и подумайте над тем, что стоит опустить, если расходы превышают выделенный бюджет.

Выбор локации 

Будь это загородный комплекс или популярный ресторан, бронируйте все заранее. Хорошие места быстро разбирают, особенно если мероприятие планируется на время праздников. Локацию выбирайте исходя из главной идеи будущего корпоратива, она должна соответствовать вашей концепции и тематике ивента. Представьте, как вы хотите, чтобы гости чувствовали себя во время мероприятия, какая должна быть атмосфера, будет ли это фуршет с лаунж-зоной или банкет. От этого и отталкивайтесь.

Кейтеринг 

Выбирая кейтеринг-компанию для вашего мероприятия, убедитесь, что все блюда соответствуют потребностям всех ваших коллег, учитывая аллергии или специфические диеты. Проговорите с кейтеринг-компанией, как будут подаваться блюда, будет ли это небольшой снек-бар или полноценный ужин. По возможности проведите предварительную дегустацию, чтобы быть уверенными, что все не только красиво, но и очень вкусно. Убедитесь также, что место, где планируется корпоратив, имеет техническое и холодильное помещения, доступ к воде и все необходимое для работы обеспечение.

Если планируете выбрать уже существующий на локации кейтеринг, не поленитесь изучить отзывы, а также посмотреть, как и в каких условиях работает кухня.

Аренда декора и звукового обеспечения

Исходя из концепции будущего корпоратива, его масштабов и бюджета, декор может быть максимально ненавязчивым и спокойным, а может воплощать лучшие традиции wow-events. Иногда сама локация — сплошное произведение искусства, где для правильной атмосферы вашего будущего корпоратива останется добавить всего пару штрихов. А если планируете мероприятие за городом, может понадобиться аренда тента и специального оборудования.

Важно забронировать технических подрядчиков, которые настроят звук и свет, ведь звучать ивент должен не хуже, чем он выглядит. Уделите максимум внимания передаче технического задания, ведь для разных локаций требуется разное наполнение. Декораторы и техники должны заранее побывать на месте проведения мероприятия и осмотреть все помещения, чтобы в день ивента не было ненужных заминок.

Выбор ведущего и фотографа

Если ведущий необходим на вашем мероприятии, убедитесь, чтобы его активности и шутки были со вкусом и подходили концепту корпоратива. Ведь профессионал своего дела создаст правильную атмосферу, не даст заскучать и добавит жизни всему ивенту. 

А заснять ваш крутой корпоратив как раз поможет хороший фотограф. Просмотрите работы кандидатов и предварительно обсудите идею вашего будущего ивента, чтобы получить максимально яркий фотоотчет.

Написание сценария

Самое время проявить фантазию и помочь вашему корпоративу заиграть различными красками, а точнее веселыми активностями. Если планируете активный день на свежем воздухе, вам понадобится много развлечений, что будут держать всех в тонусе и помогут вашим коллегам как следует себя проявить. В случае с тематической вечеринкой, вам точно не обойтись без диджея или cover-band, которые создадут правильную атмосферу. На этом этапе, определите сколько по времени вы хотите, чтобы длилось их выступление, нужны ли вам мини-аттракционы и прочие развлечения. Увлекательный вечер требует тщательной подготовки и детально прописанный сценарий вам в этом поможет. 

Что же нужно учесть при написании сценария? Во-первых, все, что касается ведущего: его текст, подводки перед выходом гостей, конкурсы и активности для участников. Во-вторых, технический сценарий для световиков и звуковиков (ответы на вопросы: “А что происходит на экране, со светом и с музыкой, пока ведущий говорит это?”). В-третьих, инструкция для кейтеринга со временем подачи блюд и напитков. Ее важно привязать к программе, чтобы менеджер кейтеринга ориентировался не на время, а на то, что происходит вокруг.

Написание сценария может показаться, на первый взгляд, скучным и ненужным занятием. В действительности, чем подробнее вы распишите программу мероприятия, тем меньше будет заминок во время праздника.

Контроль мероприятия

Если вы думаете, что самое сложное позади, то это не совсем так. Выдохнуть удастся только после окончания мероприятия, ведь самое интересное еще впереди. В день корпоратива важно проконтролировать каждую деталь: приезд подрядчиков, разгрузку и установку оборудования, подготовку кейтеринга и шоу-программы. Если во время корпоратива сдвигается тайминг, важно успеть всех предупредить. Именно поэтому, на ивенте так необходим опытный координатор, который все проконтролирует, а вы все-таки попробуете торт, который с таким старанием выбирали.

Самостоятельно организовать подобное мероприятие, с учетом всех деталей и особенностей, очень непросто. Коллеги конечно будут вами очень гордиться, но сможете ли вы сами отдохнуть? В таком случае, у вас есть отличная возможность довериться профессионалам своего дела — ивент-агентству Lioncom

Мы организуем ваш корпоратив “под ключ”, учитывая все пожелания и предпочтения. Мы подберем локацию, создадим нужную атмосферу, договоримся с лучшим кейтерингом и напишем уникальный сценарий для вашего мероприятия. Вам нужно только утвердить смету и насладиться незабываемым днем.

Еще статьи по теме