Если говорить о проведении тендеров, всегда будут те, кто за, и те, кто категорически против. Тендер — это всегда своеобразный риск, как для клиентов, так и для event-агентств. Клиенты хотят изобилие вариантов и пытаются получить как можно больше предложений. Ивент-агентства, в свою очередь, не всегда охотно участвуют в тендерах с большим количеством других участников, когда шансы на победу очень малы. О плюсах и минусах тендеров, а также маленьких хитростях их проведения расскажет всеукраинское ивент-агентство Lioncom.

С какой целью проводится тендер? 

  1. Это всегда возможность получить самые разноплановые предложения, почерпнуть креативные идеи и открыть новые имена на ивент-рынке. 
  2. Это отличный шанс делегировать практически все аспекты в планировании очередного корпоратива. 

Про очевидные минусы и дельные советы для успешного тендера поговорим более подробно.

Много — не всегда хорошо 

Одно из главных заблуждений — чем больше участников тендера, тем больше хороших идей. Предложений будет немало, но будут они качественно выполнены и найдутся ли участники, которые предложат хорошо проработанную концепцию остается вопросом. Лучше выбрать несколько ивент-агентств, которые будут работать над главной концепцией вашего мероприятия. 

Одна идея — залог успеха

У агентств вряд ли найдется время на разработку 10 оригинальных идей. При таком запросе, они скорее всего предложат стандартный набор концепций, в котором будет минимум индивидуального подхода. Доверьте выбранным агентствам проработку единой идеи вашего мероприятия. По результатам у вас будет возможность объективно увидеть сильные и слабые стороны каждого участника и выбрать то, что подходит именно вам.

Плюсы своевременной подготовки 

Найти подходящую площадку, выбрать кейтеринг-компанию, крутого ведущего, и забронировать любимую кавер-группу — дело не одного дня. Начинать стоит заранее, особенно если корпоративное мероприятие рассчитано на несколько сотен человек и планируется под Новый Год или другой популярный праздник. Хороших специалистов разбирают быстро, поэтому проведением тендера стоит заняться заблаговременно. 

Условия и критерии отбора ивент-агентств

Условия тендера должны быть четко прописаны. Агентства с большей серьезностью отнесутся к участию, если будут понимать общую идею и ваши требования. Полезным будет сообщить, что для вас является приоритетным для оценки — подробная смета, концепция или логистика. Участники тендера сделают на этом акцент, а вам будет легче оценить подход каждого кандидата.

Важность обратной связи

Переоценить важность обратной связи очень сложно. Любой участник тендера будет благодарен, если, в случае проигрыша, вы не пропадете, а постараетесь объяснить почему сделали выбор в пользу другого кандидата. Ведь место для совершенствования есть у всех. Если вы поспособствуете дальнейшему развитию компании-участника, в следующий раз они несомненно сделают лучше. 

Рассмотрев плюсы и минусы, осталось решить нужен ли тендер на проведение корпоративных праздников. Если вы в поиске креативных идей, новых лиц и нестандартных решений — однозначно, да. Помните, что успех любого тендера напрямую зависит от грамотно прописанных условий, количества участников и вашей готовности идти на компромиссы. Главное — сформулировать ваши пожелания и концепцию будущего праздника, остальное — доверьте профессионалам Леонком. 

Еще статьи по теме