Как провести тендер для ивент-агентств?

В наше время, в поисках подходящего ивент-агентства, клиент сталкивается с проблемой выбора, так как с каждым годом рынок развивается и становится сильнее. Поэтому одним из самых эффективных способов в данном случае является проведение тендера. У заказчика появляется возможность оценить и рассмотреть различные варианты и выбрать именно то, что ему нужно, а агентствам заявить о себе и обрести новых потенциальных клиентов.

Стоит начать с того, что при проведении тендеров, как клиент так и компания-участник стремятся к единому win-win результату, ведь никто не хочет попусту тратить время. Для ивент-агентства важно четко видеть и понимать условия, требования, точные сроки, а также иметь представления о конкурентах, и к чему стремится заказчик. А последний, в свою очередь, ставит цель выбрать не лучшего из худших, а профессионалов своего дела.

Давайте рассмотрим главные критерии при выборе ивент-агентства и какие существуют подводные камни пресловутых тендеров. 

1. История и возраст компании

При выборе ивент-агентства для организации мероприятия, стоит учитывать его историю и количество лет на рынке. Опыт, количество реализованных проектов и территория покрытия являются немаловажными факторами и должны всегда учитываться.

2. Универсальность проектов

Каким бы ни был ивент, при выборе людей, которые будут осуществлять все начиная от первичной концепции до заключительного дня проведения, клиенту нужно учитывать какие проекты числятся в портфолио выбранного агентства. Их универсальность и разноплановость являются показателем того, что команда готова работать с абсолютно непохожими проектами, подбирая каждый раз новый, уникальный подход для достижения максимальных результатов. 

3. Бюджет или креативный подход

Важно понимать, чем является тендер — конкурсом идей или бюджетов. Ведь хорошие ивент-агентства вряд ли захотят состязаться с начинающими за место под солнцем, а чего-то хорошего из идеи, загнанной в ограниченный бюджет, не выйдет.

4. Открытость

Чем больше информации о заказчике и его проекте, тем выше вероятность, что тендер привлечет достойных участников. Никто не хочет работать с «темной лошадкой», которая не дает качественного брифа, где не хватает четкости и детализации. Event-агентства должны понимать с чем имеют дело. Это правило относится как к открытым, так и закрытым тендерам. Неважно, приглашаете вы участников или проводите тендер для всех желающих — условия должны быть изложены максимально ясно. 

5. Профессиональные награды

Если в портфолио event-агентства есть признание экспертов индустрии, для клиентов это большой плюс. Во-первых, наличие наград отличит от конкурентов и даст возможность выделиться. Во-вторых, это существенно экономит время при выборе и, априори, вызывает высокий уровень доверия к агентству. 

6. Клиенты и их рекомендации

Репутацию event-агентства, помимо вышеупомянутых наград, выгодно дополняют существующие клиенты компании и их непосредственные отзывы и рекомендации. Их наличие позволит больше узнать о компании и сделать правильный выбор.

7. Компромисс

Почему многие агентства по организации мероприятий опасаются тендеров, а некоторые и вовсе обходят их стороной? Причины могут быть разные: отсутствие детальной информации о проекте, об участниках-конкурентах, нечеткие условия, скудный бюджет. Чтобы участники тендера чувствовали себя относительно в безопасности, им необходимо знать возможности компании-заказчика, а также ее готовность встретиться с потенциальным исполнителем, что докажет серьезность и «прозрачность» намерений. Не многие клиенты готовы исполнять подобные пожелания, но если нужен результат — без компромиссов не обойтись. 

Говорят, что богатство выбора, в нашем случае, во время тендера, может поставить в тупик. Но есть очевидные плюсы — возможность получить самые разноплановые предложения, почерпнуть креативные  идеи и открыть новые имена на ивент-рынке. Как говорит директор ивент-агентства Lioncom Антон Садыков: «Тендер — это всегда новые возможности: заявить о себе, узнать о конкурентах, познакомиться с клиентами, и, конечно, возможность его выиграть. You never know.»

Еще статьи по теме