Event-агентство — это компания, профессионально занимающаяся организацией различного рода мероприятий: от частных вечеринок, до масштабных корпоративов, семинаров и бизнес-тренингов. Продолжительность таких мероприятий может составлять от нескольких часов до нескольких дней и участвует в них ограниченный круг лиц. Перечень участников, тематика и бюджет мероприятия утверждаются заказчиком. Компании могут быть как универсальными, так и специализироваться на определенного рода событиях — детских праздниках, корпоративных мероприятиях, свадьбах.

Чем занимается event агентство

Проще всего объяснить, что такое event-агентство, рассказать о том, какие именно ивенты может организовать компания. Среди них:

  • Brand-ивенты.  День рождения компании, корпоратив, приуроченный Новому Году, 8-му марта или любому другому событию, профессиональные праздники: день бухгалтера, день сотрудника торговли, день банкира или медика. Для опытных организаторов нет ничего невозможного и они обязательно найдут идею для любого повода и события.
  • Тимбилдинги — особые мероприятия, которые проводятся в помещении или на природе с целью сплотить коллектив и повысить командный дух сотрудников. Организация тимбилдинга включает разработку концепции, выбор локации, ведущего и ряд других задач, справится с которыми на отлично под силу только профессиональным организаторам. 
  • Социальные мероприятия — проведение выставок, фестивалей, конференций, концертов или городских праздников от имени компании, отличный способ напомнить о себе. Столь масштабные события под силу организовать только опытным ивентщикам, ведь необходимо продумать все до мелочей: от локации и программы праздника до света, звука и других незаметных, но крайне важных нюансов. 
  • Мероприятия розничной сети — запуск нового продукта или открытие очередной торговой точки важное событие для компании. При правильной организации такое мероприятие способно помочь привлечь внимание к бренду и новых клиентов. Сделать его незабываемым помогут профессиональные организаторы, которые проведут все по высшему разряду — организуют акции с розыгрышем призов, украсят входную группу, пригласят известных людей. 
  • Промо-акции — чтобы о новом продукте или торговой точке узнали потенциальные клиенты, следует заявить о нем как можно ярче и красочней. Специалисты агентства возьмут на себя все заботы: от создания сайта, посвященного новому продукту и мероприятию, до закупки призового фонда, проведения розыгрыша призов и доставки подарков победителям. 

Основные услуги event-агентства

Чтобы понять, чем занимается event агентство окончательно, стоит ознакомиться с перечнем основных услуг среднестатистической компании по организации праздников и событий. В него входят:

  • Разработка концепции и тематики события. При этом ивент-менеджеры должны быть достаточно изобретательны и креативны, чтобы не только предложить необычную идею, но и суметь втиснуть ее в ограниченный бюджет и сроки.
  • Подбор и бронирование площадок, соответствующих концепции события и количеству гостей.
  • Разработка приглашений (печатных или электронных) и непосредственное приглашение участников.
  • Подбор ведущего, спикеров, артистов, тренеров, утверждение развлекательной программы и номеров. 
  • Транспортная логистика — организация доставки оборудования, декора и персонала к локации проведения мероприятия. 
  • Организация питания — утверждение банкетного, фуршетного меню, обедов и кофе-брейков на тренингах, заказ блюд или кейтеринга.
  • Техническое обеспечение события — фото и видеосъемка, звук, свет.
  • Полное администрирование мероприятия от создания идеи до ее полной реализации под ключ.
  • Подготовка фото-видео отчета о событии. 

Таким образом, организация мероприятий в Киеве предполагает решение масштабного перечня задач, с которым не справится даже десятку человек. Поэтому у профессиональных агентств всегда имеются проверенные подрядчики в различных сферах, которых привлекают по мере необходимости.

Как подобрать event-агентство

Организация и проведение корпоративных мероприятий зачастую требуют довольно больших затрат, поэтому важно проверить понравившиеся агентства и остановить свой выбор на компании, способной решить задачи заказчика в сжатые сроки и в пределах ограниченного бюджета.

Как подобрать event-агентство максимально соответствующее своим потребностям среди сотен однотипных предложений? Для этого необходимо учитывать целый ряд факторов:

  1. Портфолио. На сайте компании должны быть примеры работ с фото и видео отчетами. Идеально, если в портфолио будут готовые кейсы с подробным описанием целей заказчика и инструментов при помощи которых их удалось реализовать. Наличие в портфолио масштабных ивентов будет дополнительным плюсом. 
  2. Клиенты. Наличие в перечне клиентов агентства крупных известных компаний, и примеров проведенных для них мероприятий также является важным фактором при выборе. 
  3. Отзывы. Отзывы заказчиков на своих сайтах публикуют все, но часто они куплены или написаны профессиональными копирайтерами, однако этот факт можно без труда проверить обратившись за рекомендациями к клиентам агентства и уточнив у них довольны ли они сотрудничеством. 
  4. Команда. Для успешного сотрудничество важно знать не только об опыте агентства, но и о его сотрудниках. Именно поэтому опытные ивент-компании публикуют информацию о своем коллективе, образовании, опыте и достижениях каждого менеджера, чтобы будущему заказчику было понятно с кем предстоит работать еще на берегу.
  5. Репутация. Публикации об агентстве в СМИ, наличие профессиональных наград, первые места в отраслевых рейтингах также указывают на высокий профессионализм и востребованность агентства. 
  6. Гибкая ценовая политика. Очень удобно, когда на сайте агентства опубликован примерный прайс на те или иные услуги, однако опытный менеджер всегда предложит решения, позволяющие оптимизировать расходы и вписаться в утвержденный бюджет, даже в том случае, если он минимален.

Выбираем лучших

Чтобы выбрать лучшее агентство для организации мероприятия, в первую очередь необходимо точно сформулировать свои потребности, важные детали предстоящего события или его бюджет. После этого можно начинать прозванивать отобранные компании. Понять подойдет ли вам то или иное агентство можно уже после первого звонка или переписки. Для этого стоит обращать внимание на следующие детали:

  • Клиентоориентированность. Уже при первом контакте можно понять комфортно ли вам общаться с менеджером и понимает ли он суть и цели вашего запроса. Опытные ивентщики будут задавать много наводящих вопросов и сходу предлагать различные идеи, которые смогут вам подойти. 
  • Компетентность. Любой корпоративный праздник или тимбилдинг проводится с определенной целью и менеджер должен предложить инструменты, при помощи которых данных целей можно достичь не выходя за рамки бюджета. 
  • Адекватность. Многие популярные агентства грешат тем, что не пытаются выслушать клиента предлагая исключительно свои идеи, наоборот сходу озвучивают стандартный перечень вариантов праздника, либо наоборот, соглашаются со всем, что предлагает клиент не озвучивая собственных идей. Профессиональные организаторы постараются не только учесть все ваши пожелания озвученные в брифе, но и предложат варианты праздника, позволяющего не выйти за рамки утвержденного бюджета, а все необходимые услуги: от техники, до питания подберут самостоятельно, не отправляя клиента к сторонним подрядчикам.

Таким образом, лучшее event-агентство — то, в котором вам способны предложить креативную идею мероприятия и организовать ивент под ключ в Киеве или любом другом городе, в рамках установленного бюджета и в самые сжатые сроки. 

Еще статьи по теме