Проведение конференций и семинаров — это отличная возможность заявить о себе и своей компании, провести профессиональную дискуссию, повысить деловую репутацию и выступить перед партнерами.

У вас будет возможность пригласить коллег с разных точек страны, а участники смогут посетить различные семинары, лекции, послушать выступления спикеров и познакомиться с новыми партнерами. 

Повод, цели и задачи 

Поводом для организации подобных мероприятий зачастую является желание расширение клиентской и партнерской базы, а также предоставление сотрудникам возможности для развития и повышения навыков в своей сфере. 

Цели и задачи конференций и семинаров очень просты:

Это уникальная возможность собрать всех вместе — партнеров, клиентов и работников — и плодотворно провести несколько дней за обсуждением, нетворкингом и беспрерывным обменом информации. 

Особенности организации 

Несмотря на очевидную пользу подобных мероприятий, организация ивента займет не один день. Event-агентство Lioncom поделиться секретами успешного проведения и станет вашим незаменимым помощником в воплощении всех ваших идей и пожеланий, будь то однодневный семинар или недельная конференция на несколько сотен человек. 

Давайте посмотрим, что стоит учесть когда в планах проведение очередной конференции. 

Планируя мероприятие, начните с обсуждения масштаба и необходимого бюджета. Конференции могут длиться один или несколько дней, включать лекции и семинары, а также выступления международных спикеров. Исходя из того, насколько большое вы хотите мероприятие, будет вытекать сумма, которую придется потратить. Организаторы больших конференции обычно заручаются поддержкой партнеров и спонсоров. Это помогает создать имидж, обеспечить приезд лекторов и докладчиков из-за рубежа и работает на узнаваемость мероприятия в целом. 

Зная планируемый масштаб, можно определяться с местом проведения и предполагаемыми датами. Чем раньше начнете, тем лучше. Конференции, семинары и различные тимбилдинги набирают популярность, поэтому найти площадку в кратчайшие сроки будет нелегко. Из вариантов: конференц-залы в отелях, загородных комплексах, coworking платформах, реже — в ресторанах. Все будет зависеть от того, насколько большое планируется мероприятие и какая будет у него программа.

Если это не однодневный семинар для небольшого количества людей, стоит позаботиться о транспорте, а при надобности — обеспечить жилье для приезжих спикеров и участников.  

Чтобы минимизировать заминки, заранее нужно найти и подготовить всю техническую часть — микрофоны, проекторы, флипчарты, блокноты и ручки для всех присутствующих.

Оставлять голодными участников — недопустимо. Заранее следует оценить продолжительность мероприятия и организовать несколько кофе-брейков или полноценный обед. Сытые и счастливые гости будут воспринимать информацию гораздо лучше. 

Фото- и видеоотчеты нужны не только для архива компании, но и для того, чтобы показать мероприятие другим и поделиться им в социальных сетях. Это будет дополнительной рекламой, хорошим воспоминанием и в будущем привлечет новых участников и партнеров. 

На конференциях зачастую присутствуют международные спикеры. Для того, чтобы коммуникация велась беспрерывно, могут понадобиться услугу переводчика. Агентства могут оказать такую помощь на бартерных условиях, если будут заинтересованы в аудитории мероприятия. 

Когда вы со всем разобрались, определились какое мероприятие планируете, самое время написать в ивент-агентство Lioncom. Мы организуем конференцию или семинар с учетом всех пожеланий, особенностей вашей компании и предполагаемого бюджета. Вам не придется тратить время на поиски подходящей площадки, заказ кейтеринга и выбор хорошего фотографа. Для этого у вас есть мы.