Створення сюрпризу — це завжди виклик. Особливо, коли йдеться про корпоративний івент, ювілей компанії чи важливу подію для команди. Головне завдання — не лише все продумати до дрібниць, а й зберегти інтригу до останнього моменту. Як цього досягти? Ділимося поетапним розбором нашого кейсу — подорожі-сюрпризу Trip to Somewhere, де учасники дізнавалися про кінцеву точку лише в момент реєстрації на рейс.
Мінімум залучених людей — максимум інтриги
Перший і головний принцип будь-якого секретного івенту — обмежити кількість осіб, які володіють повною інформацією. У випадку Trip to Somewhere уся логістика, бронювання, комунікація з партнерами та підрядниками трималася лише на двох представниках компанії Lioncom.
Вони мали повний доступ до деталей маршруту, перельотів, готелів та активностей. Усі інші учасники — від водіїв до технічних координаторів — отримували лише ту частину інформації, яка стосувалася їхнього конкретного завдання. Це дозволило уникнути випадкового витоку і зберегти головну цінність формату — справжнє здивування від сюрпризу.
Запрошення, що тримають інтригу до останнього моменту
Другий етап — створення запрошення, яке не розкриває головного, але пробуджує цікавість. У Trip to Somewhere учасники отримали тільки коротку інструкцію:
- дата та час збору;
- локація, куди потрібно прибути (аеропорт, термінал чи зазначений пункт зустрічі);
- дрес-код (н-д: зручний одяг, спортивне взуття, куртка чи сукня з блискітками та червоний купальник);
- перелік речей, які варто взяти із собою.
Жодних натяків на напрямок подорожі чи її формат не було. Така мінімальна кількість інформації дозволила людям підготуватись практично і не зруйнувала ефект сюрпризу.
У подібних проєктах будь-яка дрібниця може розкрити секрет. Тому всі внутрішні комунікації по Trip to Somewhere відбувалися у закритому чаті лише між двома відповідальними організаторами.
Як не видати сюрприз: звичний формат, нове втілення
Для команди Lioncom корпоративні подорожі — звичне явище. Але саме формат Trip to Somewhere став новим етапом еволюції традиції: ми кожного року систематизуємо процес, посилюємо інтригу й виводимо організацію на новий рівень.
Учасники заздалегідь знали лише дату вильоту та місце збору. Сюрпризом були маршрут і програма, що розкривалися поступово. Момент, коли кожен отримував квиток на реєстрації — саме тоді відкривалася перша таємниця.
Подальші етапи подорожі також залишалися частково невідомими: кожен новий день приносив нову активність, неочікувану локацію чи тематичний формат взаємодії. Це створювало відчуття пригоди, але при цьому все залишалося організовано, комфортно і безпечно.
Злагоджена робота команди — основа успіху
Попри те, що в організації Trip to Somewhere брали участь лише двоє людей, координація у день події була відточена до секунди.
Один із організаторів відповідав за логістику — транспорт, комунікацію з аеропортом і партнерами. Другий — за комунікацію з учасниками, контроль часу, фото- та відеосупровід.
Підрядники отримували завдання у чіткі часові вікна, не знаючи загальної картини, що дозволяло зберегти повну конфіденційність. Усі можливі форс-мажори були передбачені.
Саме така злагодженість забезпечила легкість події, яка для учасників виглядала як бездоганна імпровізація — хоча насправді за нею стояли тижні точного планування.
Планування івенту-сюрпризу — це поєднання точності, відповідальності та креативності. Trip to Somewhere довів: навіть масштабну подію можна провести так, щоб інтрига зберігалася до останнього моменту.
Грамотно вибудувана комунікація, мінімальна кількість посвячених осіб і увага до деталей — ось три головні складові успішного сюрпризу.
Якщо ви хочете організувати корпоративну подорож-сюрприз, який стане потужним емоційним досвідом для вашої команди, звертайтесь до Lioncom. Ми допоможемо вам зберегти головне — інтригу, яка народжує справжні емоції.
