Проведення конференцій і семінарів — це відмінна можливість заявити про себе і свою компанію, провести професійну дискусію, підвищити ділову репутацію і виступити перед партнерами.

У вас буде можливість запросити колег з різних куточків країни, а учасники зможуть відвідати різні семінари і лекції, послухати виступи спікерів та познайомитися з новими клієнтами.

Цілі й завдання

Приводом до організації подібних заходів часто є бажання розширити клієнтську та партнерську бази, а також надати співробітникам можливість розвиватися й підвищити свій професійний рівень.

Цілі й завдання конференцій і семінарів дуже прості:

  • обговорення результатів співпраці;
  • поліпшення взаємодії з клієнтами;
  • навчання персоналу;
  • обмін досвідом;
  • обговорення бізнес-планів і майбутньої стратегії;
  • презентація послуг компанії.

Це унікальна можливість зібрати всіх разом (партнерів, клієнтів і працівників) і плідно провести кілька днів за нетворкінгом і безперервним обміном інформації.

Особливості організації

Попри очевидну користь подібних заходів, їхня організація займе не один день. Івент-агентство Lioncom поділиться секретами успішного проведення і стане вашим незамінним помічником у втіленні усіх ваших ідей і побажань, чи то одноденний семінар, чи тотижнева конференція на кілька сотень людей.

Подивімося, що варто врахувати, коли в планах проведення чергової конференції.

  • Масштаб і бюджет івенту

Плануючи захід, почніть з обговорення масштабу й необхідного бюджету. Конференції можуть тривати один або кілька днів, включати лекції та семінари, а також виступи міжнародних спікерів. Виходячи з того, наскільки великий захід ви собі уявляєте, буде витікати сума, яку доведеться витратити. Організатори великих конференцій зазвичай заручаються підтримкою партнерів і спонсорів. Це допомагає створити імідж ізабезпечити приїзд лекторів та доповідачів з-за кордону і працює на впізнаваність заходу в цілому.

  • Дата і місце проведення

Знаючи масштаб, можна визначатися з місцем проведення і орієнтовними датами. Чим раніше ви узгодите цю інформацію, тим краще, адже конференції, семінари та різноманітні тімбілдінги з кожним роком набирають все більшої популярності, тому знайти майданчик в найкоротші терміни буде нелегко. З варіантів: конференц-зали в готелях чи заміських комплексах, coworking-платформи, рідше — ресторани. Все буде залежати від того, наскільки великий планується захід і яка буде у нього програма.

  • Трансфер і проживання учасників і спікерів

Якщо це не одноденний семінар для невеликої кількості людей, варто подбати про транспорт, а при необхідності забезпечити житлом приїжджих спікерів та учасників.

  • Технічне обладнання

Щоб мінімізувати затримки, заздалегідь потрібно знайти й підготувати всю технічну частину: мікрофони, проєктори, фліпчарти, блокноти й ручки для усіх присутніх.

  • Кейтеринг

Залишати голодними учасників конференції або ж семінару — неприпустимо. Заздалегідь слід оцінити тривалість заходу і організувати кілька перерв на каву або повноцінний обід. Ситі й щасливі гості будуть сприймати інформацію набагато краще.

  • Фото- і відеозйомка

Фото- та відеозвіти потрібні не тільки для архіву компанії, але і для того, щоб показати захід іншим і поділитися ним в соціальних мережах. Це буде додатковою рекламою, хорошим спогадом, а в майбутньому приверне нових учасників і партнерів.

  • Послуги перекладача

На конференціях часто присутні міжнародні спікери. Для того, щоб комунікація велася безперервно, можуть знадобитися послугу перекладача. Агентства можуть надати таку допомогу на бартерних умовах, якщо будуть зацікавлені в аудиторії заходу.

Коли ви з усім розібралися і вже визначилися, який захід плануєте, саме час написати в івент-агентство Lioncom. Ми організуємо конференцію або семінар з урахуванням усіх побажань, особливостей вашої компанії та орієнтовного бюджету. Вам не доведеться витрачати час на пошуки відповідного майданчика, замовлення кейтерингу та вибір хорошого фотографа. Для цього у вас є ми.