Сучасні реалії змусили нас переглянути підходи до організації івентів, і фізичні зустрічі стали менш доступними. Віртуальні заходи, такі як: вебінари, онлайн-конференції, новорічні корпоративні заходи та благодійні онлайн-івенти — швидко стали важливою частиною бізнес-стратегії багатьох компаній. У цій статті ми розглянемо, як створити онлайн-захід, який залишиться в пам’яті учасників і забезпечить високу взаємодію та залученість.
Планування та підготовка
Для успішної організації віртуального івенту необхідно почати з ретельного планування. Важливо визначити цілі заходу: це може бути навчання, обговорення, нетворкінг або презентація нового продукту, корпоратив, благодійна ініціатива. Не менш важливо обрати відповідну платформу. Для вебінарів підійдуть Zoom або Microsoft Teams, а для інтерактивних заходів краще використовувати Remo або zMEET.
Відмінним прикладом успішного віртуального івенту є святкування 31-го Дня народження SoftServe. Ця українська ІТ-компанія вирішила провести захід у форматі благодійного онлайн-аукціону. Наше івент-агентство організувало цей масштабний захід для збору коштів на проєкт Health Drive Mission, який спрямований на закупівлю медичного обладнання для мобільних амбулаторій у прикордонних регіонах України.
Залучення аудиторії у ваші віртуальні заходи
Забезпечити високу залученість учасників можна за допомогою інтерактивних елементів. Використовуйте опитування, чати та Q&A-сесії, щоб учасники могли активно брати участь у дискусії. Це допоможе утримати їхню увагу й забезпечити взаємодію.
Для компанії Belkins, наприклад, ми організували день народження у форматі Late Night Show з відомим ведучим Васею Байдаком. Захід включав двомовний стрім англійською та українською мовами, що забезпечило зручність для всіх учасників.
Технічне забезпечення
Важливо, щоб ваше технічне забезпечення працювало бездоганно. Тестуйте всі системи заздалегідь та забезпечте резервні варіанти на випадок технічних проблем. Якісне зображення та звук — ключ до успішної віртуальної події. Використовуйте професійне обладнання та стабільне інтернет-з’єднання.
Технічне забезпечення на Late Night Show було на найвищому рівні, що дозволило уникнути будь-яких збоїв під час трансляції. А під час святкування Дня народження SoftServe ми організували безперебійну онлайн-трансляцію фіналу інтелектуальної гри SMART TIME.
Контент та програма
Зробіть програму заходу різноманітною та насиченою. Чергуйте виступи з короткими перервами та інтерактивними сесіями, щоб утримати увагу аудиторії. Включайте реальні кейси та історії успіху, щоб продемонструвати практичне застосування обговорюваних тем.
Хакатон, організований для United FM, тривав чотири дні у форматі цілодобового стріму з відеозйомкою. Учасники працювали над своїми проєктами, ділилися ідеями та досягненнями, а також насолоджувалися різноманітними активностями. Кожен день розпочинався з авторських медитацій та гумористичних астропрогнозів, що створювало можливості для чергування відпочинку та активностей.
Нетворкінг та взаємодія
Одним із найважливіших аспектів віртуальних заходів є можливість нетворкінгу. Організуйте віртуальні кімнати для спілкування, де учасники можуть знайомитись та обговорювати спільні інтереси. Використовуйте функціонал платформ для організації приватних зустрічей та обміну контактами.
У кейсах для SoftServe та Belkins був використаний чат, де охочі могли спілкуватися в режимі реального часу, що сприяло активній взаємодії та залученню учасників. У Belkins під час Late Night Show було створено спеціальний лендінг для двомовного стріму, де гості могли обирати мову трансляції та спілкуватися в чаті.
Висновок
Організація віртуального заходу потребує ретельного планування, технічної підготовки та інтерактивних елементів для забезпечення високої залученості учасників. Використання якісного контенту, активного нетворкінгу та сучасних технологій допоможе створити подію, що залишиться в пам’яті.
Створіть свій ідеальний захід із нами! Наше івент-агентство готове організувати для вашої компанії онлайн-подію будь-якої складності та масштабу, забезпечуючи високу якість, професійність та увагу до деталей, створюючи незабутні враження для всіх учасників. Замовляйте організацію віртуальних заходів у нас вже сьогодні!
