Організація події – це складний процес, який вимагає не тільки творчого підходу, а й високого рівня професіоналізму. Вибір агентства, яке зможе реалізувати ваш задум, напряму впливає на успішність заходу. Чи буде кожен елемент продуманий до деталей? Чи вміє команда швидко реагувати на форс-мажори? Чи вкладається агентство в бюджет?
В цій статті ми розповімо, які ключові запитання потрібно поставити організатору подій, щоб зрозуміти, чи дійсно ви обираєте професіоналів.
♦ Який досвід агентства у реалізації подій подібного формату?
Це питання допоможе оцінити, чи має агентство досвід роботи саме з вашим типом заходу – конференцією, корпоративом чи тімбілдінгом. Наприклад, організація презентації нового продукту суттєво відрізняється від підготовки тренінгу для персоналу. Агентство, яке вже реалізовувало подібні проєкти, краще розуміє специфіку та нюанси.
♦ Чи є у вас кейси та відгуки від попередніх клієнтів?
Реальні кейси – це дзеркало компетенції агентства. Попросіть організаторів показати приклади їхніх робіт: фото, відео, відгуки. Особливо звертайте увагу на складність реалізованих проєктів, оскільки це демонструє здатність команди працювати з викликами.
♦ Як ви працюєте з ризиками та безпекою заходу?
Важливо дізнатися, як організатори діють під час повітряної тривоги: чи є на локації укриття, як швидко можна евакуювати гостей та хто відповідальний за комунікацію в таких випадках. Професійна команда завжди передбачає можливі ризики й має план дій для кожного сценарію.
♦ Які сучасні технології ви використовуєте у заходах і як саме вони покращують досвід учасників?
Технології можуть зробити подію більш інтерактивною, зручною та ефективною. Запитайте, чи агентство використовує мобільні додатки для реєстрації, онлайн-трансляції, чат-боти для комунікації або інтерактивні платформи для голосувань і зворотного зв’язку. Важливо не просто мати доступ до технологій, а й розуміти, як вони впливають на комфорт учасників і досягнення цілей заходу.
♦ Яким чином ви допомагаєте клієнту визначити концепцію заходу?
Не завжди замовник має чітке бачення події – інколи йому потрібна консультація або нові ідеї. Дізнайтеся, чи агентство пропонує власні концепції, як воно адаптує подію під цілі клієнта та чи вміє створювати унікальні рішення замість стандартних шаблонів. Важливо, щоб організатор не просто виконував завдання, а допомагав зробити захід максимально ефективним і цілеспрямованим.
♦ Як ви працюєте з форс-мажорами?
Жоден захід не застрахований від несподіванок: затримок спікерів, технічних несправностей чи погодних умов. Запитайте, як агентство вирішувало подібні ситуації в минулому. Професіонали завжди мають план “Б” і демонструють гнучкість.
♦ Як відбувається комунікація під час підготовки?
Ефективна комунікація між замовником і агентством — ключ до злагодженої організації заходу. Дізнайтеся, хто буде вашим основним контактною особою, як часто ви отримуватимете оновлення щодо процесу підготовки та якими каналами відбуватиметься взаємодія (месенджери, електронна пошта, робочі чати, відеозустрічі).
Варто також уточнити, чи агентство має чіткий графік звітності: наприклад, щотижневі апдейти щодо статусу завдань або контрольні точки для узгодження ключових етапів. Професійна команда завжди забезпечує прозорий і зручний формат комунікації, щоб ви були впевнені у кожному кроці підготовки.
♦ Чи включена післяподієва оцінка в пакет послуг?
Професійні агентства не лише організовують подію, але й аналізують її успішність. Дізнайтеся, чи готує команда звіти, зокрема статистику відвідуваності, відгуки учасників та інші метрики, які дозволять вам оцінити ефективність заходу.
То як обрати професіоналів в івент-сфері?
Відповіді на ці 8 запитань дозволять вам оцінити не лише рівень професіоналізму агентства, а й його здатність врахувати ваші потреби. Пам’ятайте, що якісна організація – це не лише про “створення ефектної картинки”, а й про вирішення реальних бізнес-задач, які ставить на меті замовник.
Якщо ці 10 питань допоможуть вам оцінити рівень організатора, то у Lioncom ми готові не лише чітко та чесно відповісти на кожне з них, а й на додаткові, які можуть виникнути в процесі підготовки. Ми детально прораховуємо всі нюанси, працюємо з перевіреними партнерами та швидко реагуємо на будь-які виклики. Давайте разом створимо подію, яка повністю відповідатиме вашим цілям і залишить у гостей сильне враження. Зв’яжіться з нами – обговоримо ваш івент!
