Вибір локації для проведення заходу є одним із найважливіших рішень, яке значною мірою впливає на успіх події. Незалежно від того, чи це корпоративний тренінг, презентація нового продукту або благодійний вечір, правильний вибір місця може підкреслити концепцію заходу, створити бажану атмосферу та задовольнити очікування гостей. У цій статті ми розглянемо ключові фактори, на які варто звернути увагу під час вибору ідеальної локації.
Кількість гостей: оцінка масштабу події
Перший крок у виборі локації – це чітке розуміння кількості запрошених гостей. Місце має бути достатньо просторим, щоб усі учасники почувалися комфортно, але водночас не занадто великим, щоб не створювати враження порожнечі.
Малі заходи (до 50 гостей)
Для невеликих корпоративних зустрічей або камерних вечірок ідеально підходять затишні конференц-зали, приватні кімнати у ресторанах або навіть відкриті тераси чи майданчики. Важливо, щоб простір дозволяв учасникам взаємодіяти та спілкуватися в невимушеній обстановці, як це відбувалось під час корпоративної гри в гольф в еколого-рекреаційному гольф-центрі “Козин”.
Середні заходи (50-200 гостей)
Для презентацій, семінарів або корпоративних тренінгів варто звернути увагу на конференц-центри або спеціалізовані івент-зали. Тут важливо, щоб приміщення було оснащене необхідною технікою, яка забезпечить якісний звук та зображення для кожного гостя.
Великі заходи (понад 200 гостей)
Для масштабних подій, таких як виставки, фестивалі або великі корпоративні святкування, найкраще підійдуть просторі зали готелів, виставкові центри або навіть стадіони. У таких випадках варто також враховувати наявність достатньої кількості паркувальних місць і можливість зручного під’їзду до локації.
Бюджет: як розумно витратити кошти
Бюджет – це ще один критично важливий фактор, що впливає на вибір місця для проведення заходу. Важливо заздалегідь визначити, скільки ви готові витратити на оренду приміщення, і не перевищувати цей ліміт. Однак варто пам’ятати, що дешевше – не завжди краще.
Економні варіанти
Якщо бюджет обмежений, варто розглянути такі варіанти, як оренда приміщень у будні дні, коли ціни можуть бути нижчими, або використання просторів, які не потребують значних витрат на декорування та обладнання. Наприклад, сучасні коворкінги часто пропонують добре оснащені зали за розумними цінами.
Преміум-локації
Для подій, що вимагають високого рівня сервісу та престижу, наприклад, для івентів VIP-класу, варто звернути увагу на локації з ексклюзивним обслуговуванням і першокласними умовами. Це можуть бути фешенебельні готелі, історичні будівлі або навіть приватні клуби.
Вдалою локацією для проведення важливого бізнес-форуму для Українсько-Корейської асоціації нового будівництва став готель “Premier Palace”.
Атмосфера: створення потрібного настрою
Атмосфера локації має відповідати концепції заходу та сприяти створенню потрібного настрою серед учасників.
Офіційні заходи
Для серйозних бізнес-зустрічей або конференцій важливо обирати місця з нейтральним дизайном, який не відволікатиме увагу від головної мети події. Це можуть бути конференц-зали в бізнес-центрах або спеціально обладнані приміщення з мінімалістичним інтер’єром.
Творчі заходи
Якщо захід передбачає креативний підхід, такі як воркшопи або неформальні зустрічі, можна обрати нестандартні локації: лофт-приміщення, арт-галереї або навіть незвичні відкриті простори на природі. Такі місця надихають на творчість та сприяють неформальному спілкуванню.
Театр культурного кластеру “Краків” є вдалим прикладом такого місця, адже його інтер’єр підкреслював преміальність бренд-івенту, який ми організували для “Козацької ради”.
Атмосферні вечори
Для вечірніх заходів, наприклад, презентацій нових продуктів або корпоративних вечерь, можна обрати місця з особливою атмосферою – ресторани з панорамним видом, локації на даху будівлі або історичні садиби. Це підкреслить статус заходу та залишить у гостей приємні враження. У цьому ми переконались, коли організовували бренд-івент для LN Pro в оранжереї на ВДНГ. Це місце уособило ідею ментального здоров’я людини через мистецтво та єднання з природою.
Вибір ідеальної локації для вашого заходу – це відповідальний процес, який потребує ретельного планування та врахування всіх деталей. Незалежно від масштабу та бюджету, правильна локація створить потрібну атмосферу, підкреслить концепцію події та забезпечить комфорт гостям.
Зверніться до нашого івент-агентства для допомоги у виборі місця, що ідеально відповідатиме вашим потребам.
Наші фахівці з радістю підберуть найкращий варіант для вашої події, враховуючи всі ваші побажання та вимоги. Обирайте професіоналів – і ваш захід стане справжнім успіхом.
