Записки ивентора — как рассчитать смету мероприятия и не слить деньги впустую

Данил

Данил

Интернет-маркетолог

Хорошо спланированное и проведенное мероприятие – это не только приятные эмоции участников и организаторов, а намного больше. Привлечение инвесторов и партнеров, повышение узнаваемости бренда, формирование положительного образа компании, увеличение сплоченности сотрудников, приобретение полезных навыков – и это еще далеко не все перспективы!

Поэтому занимаясь организацией ивента, нужно продумать все до мелочей, обращая особое внимание на бюджет корпоративного мероприятия. С одной стороны, мы не призываем вас экономить, сводя важное событие (празднование дня рождения компании или значимого достижения) к офисным посиделкам. Но с другой – грамотное планирование бюджета мероприятия позволит отказаться от лишних трат не в ущерб качеству. 

Что такое смета мероприятия?

Смета расходов на мероприятие – это документ, который содержит плановые статьи расходов на проведение ивента. По сути, речь идет о предварительной величине предстоящих расходов, как основных, так и дополнительных. При условии правильного оформления она позволит подсчитать все издержки и предотвратить лишние траты.

Как правильно составить документ? Можно использовать такие методы:

  • индексный – основывается на нормативные показатели, корректирующиеся индексом текущих цен;
  •  аналоговый – средний размер затрат берется из расценок по сметам на похожие мероприятия;
  • ресурсный – основывается на планировании затрат по фактической стоимости каждой позиции.

Бюджет на корпоратив: кто занимается планированием?

Бюджет event мероприятия составляется как минимум за месяц до события. К его формированию, как правило, привлекают:

  1. специалиста по внутрикорпоративному развитию;
  2. маркетолога;
  3. сотрудника отдела кадров.

Они должны быть хорошо знакомы с политикой предприятия касательно проведения корпоративов, иметь навыки в составлении подобной документации.

Смета event-мероприятия: основные этапы составления

Как составить бюджет мероприятия? Советуем придерживаться поэтапного алгоритма. Первый шаг – ориентируйтесь на цель действа и его формат. Уточните, какой именно ивент планируется: торжество для сотрудников, презентация продукции, тематическая вечеринка или банкет. Если вы определились с форматом, это поможет составить примерный список трат.

Дальнейшие шаги:

  • Определить число приглашенных гостей, в том числе: сотрудников компании, представителей СМИ, партнеров.
  • Узнать, какую сумму денег руководство может выделить.
  • Составить смету, в которой должны быть отражены основные и дополнительные расходы.
  • Согласовать бюджет с руководством компании.

Отвечая на вопрос о том, как составить смету мероприятия, рассмотрим основные статьи расходов:

  • Площадка для проведения ивента и ее оформление. Это весомая статья, ведь вам придется арендовать банкетный зал или найти привлекательную локацию на свежем воздухе, а также позаботиться об украшениях (корпоративной символике, декорациях, флористических композициях) и т.д.
  •  Кейтеринг и меню. Разница будет существенной в зависимости от того, что вы организовываете: фуршет, кофе-брейк или банкет. При их заказе желательно уточнять среднюю стоимость меню за 1 приглашенного.
  • Звуковое, осветительное и другое оборудование, а также его транспортировка.
  •  Интерактивные элементы и подготовка праздничной программы. Удачная организация, красиво оформленные фотозоны, специальные стойки – то, что украсит любое событие. 
  •  Подарки, сувениры, призы. Во многих компаниях существует практика дарить сотрудникам и гостям презенты по случаю нового года, дня рождения фирмы и т.д.

Смета на организацию мероприятия должна включать в себя и дополнительные затраты, например, на рекламную кампанию в социальных сетях, особенно если будут приглашены важные гости.

Статьи расходов, на которых можно сэкономить

Сэкономить можно всегда, но перед тем, как вычеркивать какие-то пункты, вспомните о цели корпоратива. Если праздник небольшой, организован исключительно для членов коллектива, можно пожертвовать элементами зрелищности. Хотите привлечь внимание прессы, потенциальных клиентов и партнеров? Значит ивент должен быть максимально запоминающимся!

Смета затрат на мероприятие: как ее пересмотреть, чтобы сэкономить? Несколько рекомендаций:

  • Лучше вкладываться в детали, оптимизируя крупные расходы. Например, фуршет с рассадкой обойдется существенно дешевле банкета.
  • Выбирайте не самые востребованные даты или праздничные дни.
  • Отдайте предпочтение формату безалкогольного ивента.

Основные ошибки при планировании бюджета

Чаще всего смета на корпоратив характеризуется такой ошибкой – не учитываются незначительные траты. Обязательно надо закладывать чуть большую сумму, ведь форс-мажоры исключать нельзя.

Другие оплошности, которые могут испортить впечатление гостей:

  • Несоблюдение баланса в формировании расходов. Плохая идея – заказать много еды и не вложиться в развлекательную программу или наоборот.
  • Обслуживание события фотографом-аматором, некачественные пригласительные и корпоративная атрибутика.

Лучшее, что можно сделать, чтобы праздник прошел на ура с предельно точно сформированным бюджетом – воспользоваться услугами компании, специализация которой организация и проведение корпоратива в Киеве и других городах страны. Lioncom – команда профессионалов, которая спланировала и провела более 7000 удачных ивентов. Мы можем не только организовать корпоратив, но и помочь с составлением сметы и другими аспектами.

Свяжитесь с нами через специальную форму или позвонив по указанным на сайте номерам контактных телефонов. Подарите своей компании праздник, который надолго запомнится и станет толчком для ее дальнейшего развития!